Udemy - Business & Technical Writing Immersion 1 - Analysis and Drafting
最近上了這個關於 Business and Technical Writing 的寫作課程。個人在這裡學了不少東西，以下是我上課後上半部份的分享。
從上課的環境估計，這個課程片段應該是在十多年前拍攝，相信是剪輯自講師 Danial Graham 的一個大學課程。講師也出了一本和這個課程有關的書。
The Writing System
老師的寫作框架是以下的流程，這個流程可以分為四個階段，分別是 Analysis，Drafting，Writing 和 Proofreading。
在時間分配方面，Analysis 和 Drafting 分別都是佔 25% 的時間，而 Writing 佔另外的 50% 的時間。
這個課程主要是講述頭三個部份，Proofreading 則沒有介紹。
Analyze audience
這個步驟是分析讀者來決定之後寫作內容。可以分為以下的 4 個步驟：
- 分析讀者的閱讀目的
- 分析讀者需要知道的資訊
- 分析讀者對話題的知識程度
- 分析讀者是否需要證明
分析讀者的閱讀目的
這個章節學到最重要的地方是隨著讀者的類別不同，寫作的資料次序可以完全不同。
這裡可以把讀者分成三類：專家（Experts）、管理層（Managers）和工作者（Operators）。專家看了自己的寫作後給予指導，管理層看了自己的寫作後作出決策，而工作者看了自己的寫作後提供自己的指示作出行動。
如果寫給專家的話，請先寫資料來源、研究方法和資料，再寫研究發現和個人意見，最後才寫結論。因為他們是需要從頭開始明白為何你會有這個結論，才能知道你的結論是否正確。
如果寫給管理層或工作者的話，老師建議從結論開始，然後到發現和個人意見，而資料來源、研究方法和資料則不需要寫。因為忙碌管理層需要的是直接看結論然後做決定，而工作者則真接看他們需要做甚麼然後直接去做。
另外，老師也指出專家、管理層和工作者他們需要看一份文件的目的不同，所以不可以寫一份文件能讓他們都看，對著不同的讀者要因應他們的需求而寫不同的東西。
分析讀者需要知道的資訊
這個步驟就是在讀者的角度中，切身處地分析他們需要的資訊。
分析讀者對話題的知識程度
我們要分析讀者對這個話題有十分深厚的認識，還是只有很少的認識？
如果讀者只有很少的認識，我們便要為這個話題的術語作出定義，給予例子、給予類比和畫圖來幫他們有適當的背景知識。
如果讀者對話題有深厚的認識，我們在寫作時便可以直接使用術語。
我們在選擇解釋與否時，必須採用極端的策略，即是假定讀者對這個話題完全沒有認識，又或是讀者對這個話題有十分深厚的認識，切勿採用中間的地帶。
最後，如果我們並不知道讀者的程度，我們便會假設讀者對這個話題有深厚的認識，並在文章的開始寫下讀者看這篇寫作前需要有以下的背景知識。因為要定義名詞十分費時，寧願等讀者看後如果不明白才作解釋。
分析讀者是否需要證明
在這個步驟裡，我們要決定是否需要為自己的意見和發現提供證明，如果知道讀者是專家，那麼我們需要把證明也放到寫作中，如果知道讀者是管理層或工作者，我們便不用把證明放到寫作中。
如果我們不能分別讀者是否需要證明，那麼便不要放，因為提供證明也是需要寫作時間的，最多留待讀者需要時才提供。
Purpose Statement
這個是個人認為其中最受用的一點。Purpose Statement 是一句句子用來形容這份寫作，它們分別有五個元素：
- 這份寫作的類別（Type of document）。例如 notice, memo 等。
- 這份寫作做甚麼（What the documents does）。這是一個動詞來幫助控制語氣。例如 describe, notify, explain, present, provide, communicate, alert, warn 和 details 等。
- 內容撮要（Information the audience needs）
- 目標讀者（Audience）
- 讀者能夠用這份資料來做甚麼（What audience does with the information）
而 Purpose Statement 就只是一句句子用以下的格式把它們串合在一起，可是這句句子卻十分重要：
[Type of document] [What the document does] [Information the audience needs] so the [audience] [What audience does with the information].
以下是一些例子：
- This report details ACME’s operations history, market share, management, plug best-and-worst-case analysis so the underwriters can recommend the loan terms and conditions to the Loan Officer.
- This memo describes the loan terms, risk assessment, and collateral that the Loan Officer may consider when deciding to approve ACME’s loan.
- This guide provides hospital records administrators instructions on how to record patient data, invoice for services, and prepare reports.
- This email notifies you of the parking lot closure April 26 through 28 so you can make other plans and avoid being towed.
老師建議每次寫作前都必須先寫好這句句子，並把這句放在每篇寫作的第一句裡。因為有以下好處：
- 對自己來說，這句能夠幫助自己定下要寫的是甚麼。之後寫作時所有無關這句的資料都可以省略，省回做資料搜集的力氣和避免寫了不相關的東西。
- 對讀者來說，這句能夠幫助讀者節省時間，因為他們能夠快速明白自己是否適合看這篇寫作，以及他們看後可以用來做甚麼。
Sentence Outline
小時候我們學到在文字編輯器寫大綱。
可是，其實這個方法並不實用。因為我們在想論點的過程中會經常會改變它們的次序。而在文字編輯中，要改變他們的次序就只能把文字剪下並貼上，這樣十分費時失事。另外，在這個方法中我們會不自覺地使用過多的層數，可是這只會令自己更亂。
在課程中老師用的方法可以總結為下列的步驟：
首先從 Purpose Statement 出發，然後在 Powerpoint 或 Keynote 裡作出頭腦風暴（Brainstorming）， 把每一個論點放在一張投影片，然後在思考的過程中，如果有需要改變它們的表達次序只需要把投影片 Drag and Drop 改變次序即可。
在投影片中的論點有以下的規則：
- 第一張投影片放的是 Purpose statement，其它投影片則是放點子。
- 每一張投影片上只能有一個點，這個點必須以短句表達，這句句子將會成為每個段落的第一句。
- 每一個點只能關於發現（findings）或意見（opinion），原因是發現和意見分別代表著以主觀和客觀的角度來看待資料。
- 必須要檢視每一個點是否和 Purpose Statement 有關聯，沒有的話便要移除。
- 如果發現它們有重覆意思的點，必須把它們分類或是移除重覆的地方。
使用 Powerpoint 或 Keynote 的目的是能夠強逼自己用很短的句子來表達重點，以及我們也可以在一頁裡看到他們，並決定是否使用他們。
個人認為 Scrivener 可以更專業地做到這個功能，只是 Powerpoint 或 Keynote 會比較親民。
把需要的 Outline 句子都準備好後，便可以把它們放在文字編輯器中寫草稿了。
Drafts
然後就是進入寫草稿的階段。在寫草稿時有三個重點：
第一，每一段的第一句一定是在 outline 中的那句描述句子。
第二，寫作的次序是 Content -> Solution -> Introduction，原因是因為 Introduction 是用來描述整篇文章的內容，如果連內容都沒有，怎麼能夠作出描述呢？
第三，在寫作時切勿邊寫邊改，改寫這個步驟留待寫完草稿才做。如果在寫作中突然有一些新的思想，可以先行記下，在寫完草稿後再想。
Udemy Business and Technical Writing Immersion 系列：
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