Udemy - Business & Technical Writing Immersion 1 - Analysis and Drafting

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最近上了這個關於 Business and Technical Writing 的寫作課程。個人在這裡學了不少東西,以下是我上課後上半部份的分享。
從上課的環境估計,這個課程片段應該是在十多年前拍攝,相信是剪輯自講師 Danial Graham 的一個大學課程。講師也出了一本和這個課程有關的

> The Writing System

老師的寫作框架是以下的流程,這個流程可以分為四個階段,分別是 Analysis,Drafting,Writing 和 Proofreading。

在時間分配方面,Analysis 和 Drafting 分別都是佔 25% 的時間,而 Writing 佔另外的 50% 的時間。

這個課程主要是講述頭三個部份,Proofreading 則沒有介紹。
The writing system

> Analyze audience

這個步驟是分析讀者來決定之後寫作內容。可以分為以下的 4 個步驟:

  • 分析讀者的閱讀目的
  • 分析讀者需要知道的資訊
  • 分析讀者對話題的知識程度
  • 分析讀者是否需要證明

> 分析讀者的閱讀目的

這個章節學到最重要的地方是隨著讀者的類別不同,寫作的資料次序可以完全不同。

這裡可以把讀者分成三類:專家(Experts)、管理層(Managers)和工作者(Operators)。專家看了自己的寫作後給予指導,管理層看了自己的寫作後作出決策,而工作者看了自己的寫作後提供自己的指示作出行動。
experts-managers-operators

如果寫給專家的話,請先寫資料來源、研究方法和資料,再寫研究發現和個人意見,最後才寫結論。因為他們是需要從頭開始明白為何你會有這個結論,才能知道你的結論是否正確。

如果寫給管理層或工作者的話,老師建議從結論開始,然後到發現和個人意見,而資料來源、研究方法和資料則不需要寫。因為忙碌管理層需要的是直接看結論然後做決定,而工作者則真接看他們需要做甚麼然後直接去做。
金字塔

另外,老師也指出專家、管理層和工作者他們需要看一份文件的目的不同,所以不可以寫一份文件能讓他們都看,對著不同的讀者要因應他們的需求而寫不同的東西。

> 分析讀者需要知道的資訊

這個步驟就是在讀者的角度中,切身處地分析他們需要的資訊。

> 分析讀者對話題的知識程度

我們要分析讀者對這個話題有十分深厚的認識,還是只有很少的認識?

如果讀者只有很少的認識,我們便要為這個話題的術語作出定義,給予例子、給予類比和畫圖來幫他們有適當的背景知識。

如果讀者對話題有深厚的認識,我們在寫作時便可以直接使用術語。

我們在選擇解釋與否時,必須採用極端的策略,即是假定讀者對這個話題完全沒有認識,又或是讀者對這個話題有十分深厚的認識,切勿採用中間的地帶。

最後,如果我們並不知道讀者的程度,我們便會假設讀者對這個話題有深厚的認識,並在文章的開始寫下讀者看這篇寫作前需要有以下的背景知識。因為要定義名詞十分費時,寧願等讀者看後如果不明白才作解釋。
jargon

> 分析讀者是否需要證明

在這個步驟裡,我們要決定是否需要為自己的意見和發現提供證明,如果知道讀者是專家,那麼我們需要把證明也放到寫作中,如果知道讀者是管理層或工作者,我們便不用把證明放到寫作中。

如果我們不能分別讀者是否需要證明,那麼便不要放,因為提供證明也是需要寫作時間的,最多留待讀者需要時才提供。

> Purpose Statement

這個是個人認為其中最受用的一點。Purpose Statement 是一句句子用來形容這份寫作,它們分別有五個元素:

  1. 這份寫作的類別(Type of document)。例如 notice, memo 等。
  2. 這份寫作做甚麼(What the documents does)。這是一個動詞來幫助控制語氣。例如 describe, notify, explain, present, provide, communicate, alert, warn 和 details 等。
  3. 內容撮要(Information the audience needs)
  4. 目標讀者(Audience)
  5. 讀者能夠用這份資料來做甚麼(What audience does with the information)

而 Purpose Statement 就只是一句句子用以下的格式把它們串合在一起,可是這句句子卻十分重要:

[Type of document] [What the document does] [Information the audience needs] so the [audience] [What audience does with the information].

以下是一些例子:

  • This report details ACME’s operations history, market share, management, plug best-and-worst-case analysis so the underwriters can recommend the loan terms and conditions to the Loan Officer.
  • This memo describes the loan terms, risk assessment, and collateral that the Loan Officer may consider when deciding to approve ACME’s loan.
  • This guide provides hospital records administrators instructions on how to record patient data, invoice for services, and prepare reports.
  • This email notifies you of the parking lot closure April 26 through 28 so you can make other plans and avoid being towed.

老師建議每次寫作前都必須先寫好這句句子,並把這句放在每篇寫作的第一句裡。因為有以下好處:

  • 對自己來說,這句能夠幫助自己定下要寫的是甚麼。之後寫作時所有無關這句的資料都可以省略,省回做資料搜集的力氣和避免寫了不相關的東西。
  • 對讀者來說,這句能夠幫助讀者節省時間,因為他們能夠快速明白自己是否適合看這篇寫作,以及他們看後可以用來做甚麼。

> Sentence Outline

小時候我們學到在文字編輯器寫大綱。
list

可是,其實這個方法並不實用。因為我們在想論點的過程中會經常會改變它們的次序。而在文字編輯中,要改變他們的次序就只能把文字剪下並貼上,這樣十分費時失事。另外,在這個方法中我們會不自覺地使用過多的層數,可是這只會令自己更亂。

在課程中老師用的方法可以總結為下列的步驟:

首先從 Purpose Statement 出發,然後在 Powerpoint 或 Keynote 裡作出頭腦風暴(Brainstorming), 把每一個論點放在一張投影片,然後在思考的過程中,如果有需要改變它們的表達次序只需要把投影片 Drag and Drop 改變次序即可。

在投影片中的論點有以下的規則:

  • 第一張投影片放的是 Purpose statement,其它投影片則是放點子。
  • 每一張投影片上只能有一個點,這個點必須以短句表達,這句句子將會成為每個段落的第一句。
  • 每一個點只能關於發現(findings)或意見(opinion),原因是發現和意見分別代表著以主觀和客觀的角度來看待資料。
  • 必須要檢視每一個點是否和 Purpose Statement 有關聯,沒有的話便要移除。
  • 如果發現它們有重覆意思的點,必須把它們分類或是移除重覆的地方。

powerpoint slide

使用 Powerpoint 或 Keynote 的目的是能夠強逼自己用很短的句子來表達重點,以及我們也可以在一頁裡看到他們,並決定是否使用他們。

個人認為 Scrivener 可以更專業地做到這個功能,只是 Powerpoint 或 Keynote 會比較親民。

把需要的 Outline 句子都準備好後,便可以把它們放在文字編輯器中寫草稿了。

edit

> Drafts

然後就是進入寫草稿的階段。在寫草稿時有三個重點:

第一,每一段的第一句一定是在 outline 中的那句描述句子。

第二,寫作的次序是 Content -> Solution -> Introduction,原因是因為 Introduction 是用來描述整篇文章的內容,如果連內容都沒有,怎麼能夠作出描述呢?

第三,在寫作時切勿邊寫邊改,改寫這個步驟留待寫完草稿才做。如果在寫作中突然有一些新的思想,可以先行記下,在寫完草稿後再想。


Udemy Business and Technical Writing Immersion 系列:



分類: 學習筆記 上課心得
寫作日期: 2018-02-10

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