說說我最近對自己時間管理的反思（二）：關於任務管理
繼 上一篇 後，我們來談談另外兩個自己對時間管理的覺悟。
有自己要做的事的排名很重要
另一個奪走自己注意力的東西就是有太多想做的事，結果所有事都不能做好。
我在想起，當年上碩士課的時候，由於整整兩年的目標只有一個，就是學好頡士課的內容，所以雖然這個科目我來本是零認識的，結果也能獲得不錯的成績；當年學習 香港手語 的時候，由於這年的目的只有一個，就是想在高班中合格，所以當時也是學得不錯。
但是在沒有一個目標的時候，而看到很多有興趣的東西時，這個又想試試，那個又想試試，再加上這些東西都是沒有一個目標的關係，結果甚麼事情都做不好，並只會令自己過度疲勞。
最近我的覺悟是，集中精力做要做的事十分重要。
最近把我所有當下有參與的東西所屬的類別列下來（其實它們都在我的 TiddlyWiki 任務管理系統 裡），然後發現當下有興趣的事情太多了，所以我把它們都分成三個等級：
- 第一級是最重要的事情類別，我一定要做的事，在這個類別的東西不可超過三個
- 第二級是沒那麼重要，但是間中也要更新一下進度的事
- 第三級是雖然有興趣，但這些事並不重要，不做也不會有問題的事
然後把它們分類好後放在 TiddlyWiki 裡提醒自己的精力應該放到那裡去。
另外，至少在第一級的事情裡，我也會定義好完成這件事的可量測條件是甚麼，使得自己有著一個目標進發。
有明天的 TODO list
我是一個很善忘的人，就算自己有了目標也好，也很容易忘記要做甚麼才能向著這個目標進發。
所以，除了使用任務管理軟體記下要做的事情和進度外，還有一件十分重要的事：那就是要十分清楚今天要做什麼。
我的做法是為自己定下3-5 個每天要做的事，有至少一半是在上一個章節裡提級過關於第一級重要的事。
這裡我以自己遇到的問題點，來介紹要如何做。
問題 1：忘記設定今天要做甚麼
如果我們每一天起床後才決定今天要做什麼，很容易會忘記去做這件事。
主要原因是通常一起床後，已經很大機會有不同的東西去打擾你，令你忘記設定今天要做的事情；另一個原因是，設定一天要做的事情涉及太多的選擇，而一大清早要做這麼多選擇是一件很痛苦的事。
所以，當時我的做法是在前一天睡覺前決定明天要做的事，但是又會遇到另一個問題。這就是在睡覺前其實是最累的時候，特別是在當天還有一些很困難的任務的時候。所以在睡前去做這些選擇十分痛苦，而我也會在辛勞過後倒頭大睡，忘記了設定明天要做的事。
所以，現在我會在晚上洗澡後（通常在晚飯前或晚飯後）訂下設定明天要做的事情。這段時間相對上沒有這麼多東西要去煩惱，至少還有精神去做選擇。雖然在這個時候今天要做的事情還未完成，但是這是一個折衷的做法。
問題 2：就算已經設定今天要做什麼，還是忘記了要做什麼
由於我是在任務管理軟體裡設定明天要做什麼，加上我只有金魚般的記憶，所以只要沒有打開該頁面，我便無法得知自己要做什麼。
所以現在的做法是，每天早上打開任務管理軟體，在便利貼抄下今天要做的事並貼在電腦螢幕下。這樣我一定能夠隨時看到今天要做的事。
至於不在昨天訂下要做的事情時抄寫，而是在明天早上時才抄寫？因為早上時才抄寫一次，有助在新的一天裡提醒自己今天要做甚麼。
而每晚我便會把這張便利貼撕下扔掉，象徵今天的結束。
問題 3：每天為自己訂下太多的任務
有一段時間是這樣的：我會為明天定下很多任務，反正做不完便留到下一天再做。
但是，慢慢便會發現這會令自己不想做任何事，因為反正都能留到下一天才做，為何今天我要做？
所以，在這次覺悟裡我便寧願每一天只寫下今天一定要完成的任務，就算任務數很少也不要緊，重點是這些事情一定要在今天裡完成。如果有多餘的時間可以休息，或是再做其他在任務管理軟體裡的任務。
另外，重點是每個要完成的任務都是切割得足夠細小，那麼可以減少無法在當天無法完成的壓力。如果一個任務很大的話，那麼我們會因為覺得這個任務要做太多的事而決定無限拖延。
問題 4：沒有寫下完成目標
有時在設計任務時，由於這個任務太過模糊，所以很多時候我也不知這個任務是否能夠稱為已完成。所以下意識裡並不會把它定為已完成。
但是因為不知道這個任務何謂完成，所以這個任務便會一直留在未完成的一欄裡。
所以，在這次覺悟裡，我會為任務寫下做這個任務的原因和完成的定義。定下原因的原因是為了日後有需要時看回，而完成的定義是為了更容易把這個任務變為「已完成」。
只是，有時有些任務很難在當下定義完成條件，有可能本來也不知自己要做到什麼。
可能在當下我不知道最後要完成什麼，但至少在當下我的目標有「找出要完成什麼」這個條件吧？
所以在這個時候，我會把任務拆散，在拆散的任務裡寫下這個小任務的完成條件。並且只要這個條件已被完成，便會把這個小任務定義為已完成。日後想起還要做什麼，便要新建一個小任務好了。
另外，在進行任務時，我也會把遇到的問題和解決方法、進度和完成物放到這個任務裡。
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