說說我最近對自己時間管理的反思(二):關於任務管理


上一篇 後,我們來談談另外兩個自己對時間管理的覺悟。

> 有自己要做的事的排名很重要

另一個奪走自己注意力的東西就是有太多想做的事,結果所有事都不能做好

我在想起,當年上碩士課的時候,由於整整兩年的目標只有一個,就是學好頡士課的內容,所以雖然這個科目我來本是零認識的,結果也能獲得不錯的成績;當年學習 香港手語 的時候,由於這年的目的只有一個,就是想在高班中合格,所以當時也是學得不錯。

但是在沒有一個目標的時候,而看到很多有興趣的東西時,這個又想試試,那個又想試試,再加上這些東西都是沒有一個目標的關係,結果甚麼事情都做不好,並只會令自己過度疲勞。

最近我的覺悟是,集中精力做要做的事十分重要。

最近把我所有當下有參與的東西所屬的類別列下來(其實它們都在我的 TiddlyWiki 任務管理系統 裡),然後發現當下有興趣的事情太多了,所以我把它們都分成三個等級:

  • 第一級是最重要的事情類別,我一定要做的事,在這個類別的東西不可超過三個
  • 第二級是沒那麼重要,但是間中也要更新一下進度的事
  • 第三級是雖然有興趣,但這些事並不重要,不做也不會有問題的事

然後把它們分類好後放在 TiddlyWiki 裡提醒自己的精力應該放到那裡去。

另外,至少在第一級的事情裡,我也會定義好完成這件事的可量測條件是甚麼,使得自己有著一個目標進發。

> 有明天的 TODO list

我是一個很善忘的人,就算自己有了目標也好,也很容易忘記要做甚麼才能向著這個目標進發。

所以,除了使用任務管理軟體記下要做的事情和進度外,還有一件十分重要的事:那就是要十分清楚今天要做什麼。

我的做法是為自己定下3-5 個每天要做的事,有至少一半是在上一個章節裡提級過關於第一級重要的事。

這裡我以自己遇到的問題點,來介紹要如何做。

> 問題 1:忘記設定今天要做甚麼

如果我們每一天起床後才決定今天要做什麼,很容易會忘記去做這件事。

主要原因是通常一起床後,已經很大機會有不同的東西去打擾你,令你忘記設定今天要做的事情;另一個原因是,設定一天要做的事情涉及太多的選擇,而一大清早要做這麼多選擇是一件很痛苦的事。

所以,當時我的做法是在前一天睡覺前決定明天要做的事,但是又會遇到另一個問題。這就是在睡覺前其實是最累的時候,特別是在當天還有一些很困難的任務的時候。所以在睡前去做這些選擇十分痛苦,而我也會在辛勞過後倒頭大睡,忘記了設定明天要做的事。

所以,現在我會在晚上洗澡後(通常在晚飯前或晚飯後)訂下設定明天要做的事情。這段時間相對上沒有這麼多東西要去煩惱,至少還有精神去做選擇。雖然在這個時候今天要做的事情還未完成,但是這是一個折衷的做法。

> 問題 2:就算已經設定今天要做什麼,還是忘記了要做什麼

由於我是在任務管理軟體裡設定明天要做什麼,加上我只有金魚般的記憶,所以只要沒有打開該頁面,我便無法得知自己要做什麼。

所以現在的做法是,每天早上打開任務管理軟體,在便利貼抄下今天要做的事並貼在電腦螢幕下。這樣我一定能夠隨時看到今天要做的事。

至於不在昨天訂下要做的事情時抄寫,而是在明天早上時才抄寫?因為早上時才抄寫一次,有助在新的一天裡提醒自己今天要做甚麼。

而每晚我便會把這張便利貼撕下扔掉,象徵今天的結束。

> 問題 3:每天為自己訂下太多的任務

有一段時間是這樣的:我會為明天定下很多任務,反正做不完便留到下一天再做。

但是,慢慢便會發現這會令自己不想做任何事,因為反正都能留到下一天才做,為何今天我要做?

所以,在這次覺悟裡我便寧願每一天只寫下今天一定要完成的任務,就算任務數很少也不要緊,重點是這些事情一定要在今天裡完成。如果有多餘的時間可以休息,或是再做其他在任務管理軟體裡的任務。

另外,重點是每個要完成的任務都是切割得足夠細小,那麼可以減少無法在當天無法完成的壓力。如果一個任務很大的話,那麼我們會因為覺得這個任務要做太多的事而決定無限拖延。

> 問題 4:沒有寫下完成目標

有時在設計任務時,由於這個任務太過模糊,所以很多時候我也不知這個任務是否能夠稱為已完成。所以下意識裡並不會把它定為已完成。

但是因為不知道這個任務何謂完成,所以這個任務便會一直留在未完成的一欄裡。

所以,在這次覺悟裡,我會為任務寫下做這個任務的原因和完成的定義。定下原因的原因是為了日後有需要時看回,而完成的定義是為了更容易把這個任務變為「已完成」。

只是,有時有些任務很難在當下定義完成條件,有可能本來也不知自己要做到什麼。

可能在當下我不知道最後要完成什麼,但至少在當下我的目標有「找出要完成什麼」這個條件吧?

所以在這個時候,我會把任務拆散,在拆散的任務裡寫下這個小任務的完成條件。並且只要這個條件已被完成,便會把這個小任務定義為已完成。日後想起還要做什麼,便要新建一個小任務好了。

另外,在進行任務時,我也會把遇到的問題和解決方法、進度和完成物放到這個任務裡。



分類: 工作心法 自我思考
寫作日期: 2020-05-31

隨機文章: