我對時間管理的反思(四):關於任務拆解


任務管理軟件是一個幫助自己完成目標的工具。因為當我們寫下要做的任務時,我們才有機會記得要做這些的事情,從而不會被每天發生的各種不同的事件打亂自己。
只是,自從自己使用任務管理軟件來管理自己的任務後,斷斷續在執行上也遇到一些困難。其中一個最困難的地方是寫下了想做的任務後,卻遲遲不想完成。到底是什麼原因呢?

根據這幾年使用任務管理軟件的經驗來看,有兩個主要的原因:這個件務不是自己真正想完成的、以及沒有好好作任務拆解。

在這篇文章裡,你會學到:

  • 如何作任務拆解,把任務拆解成一個個容易執行的行動,從而減少拖延,使這個任務變得容易推進進度。
  • 把任務連結到自己的目標,以及找出內心隱藏想做的目標。

> 任務和行動的分別

個人認為,其中一個無法完成想做的事情的一個主要原因是沒有弄清楚任務和行動的分別。

所謂的任務就是一個創造一個具體的成果或價值,而行動就是為了完成這個任務要做的事情。

我會為這些行動加上一些限制:有明確做法、以及大部分情況下能夠在三十分鐘內完成,最長也不會超過兩小時。

至於任務,定下這個任務時並沒有寫下任何的做法,只寫下具體的成果。所以要完成這個成果其實可以有多於一個的做法。

要類比的話,任務就是專案管理中的工作包 / 交付物,行動就是完成這個交付物的動作。

所以,可以用名詞 / user story 的方式來描述任務,用動詞開頭的句子來描述行動。(延伸閱讀:【大人學】201a 搞定利害關係人所需的職場政治力上課心得)

不知你有沒有遇過以下的情況:寫下了一個 「任務」,但是想做這個任務時發現不知道要如何做,於是當刻不想處理,然後拖延並做其他的東西,例如是容易做的任務、或是更壞的情況是去看 Facebook。

這裡有個問題,為什麼我們會去做那些「容易做的任務」?因為這些「任務」的做法很明確,不用花太多時間,也能夠立即進行,所以我們的大腦會不害怕做這個容易的「任務」,而不是本來想做的那個當刻不知道要如何做的「任務」。

所以,我們要做的,就是把這些想完成的任務拆解成一個個做法明確、不用花太多時間、最好是能夠立即進行的行動。由於很多時候我們在當下也不知道要如何完成這個任務,所以只要寫下至少一個能夠立即進行的行動就可以了。

我有時在安排本週要做的行動時,也會犯了把行動當成任務的毛病,直到發現了這個方法。

這個方法就是把決定本週要做的行動後,為每個行動寫下自己預算要多少時間完成(時間由兩分鐘至兩小時不等)。如果發現無法為這個行動作時間的預算,那麼代表這個行動的做法不明確,執行時自然容易犯下不知如何做所以拖延的問題。這時我就會把這個「行動」變成任務,並嘗試把它拆解成為能夠預算時時的行動。

另外,如果你有用筆記軟件或任務管理軟件,在任務頁可以寫下具體成果、下一步行動、以及參考資料方便管理。

關於任務和行動這件事,電腦玩物有很深入的探討。例如是 如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理 或是 大腦減壓的子彈筆記術 這本書。

> 用行動去思考其他行動和目標

當我們能夠弄清楚任務和行動的分別後,事情就好辦了。

只是,有時會覺得任務拆解很困難。

大腦減壓的子彈筆記術 提供了四個思考的問題。只要想到其中一個行動,就能根據這個行動去思考其他的行動。

這四個問題是:

  • 在完成這個行動前,有什麼其他行動需要做?
  • 完成了這個行動後,還需要做什麼行動才能完成這個任務(產出具體成果)?
  • 有沒有其他行動做後也能同樣完成這個任務?
  • 完成這個行動後,有沒有為其他的任務推進進度?

有了這四個思考方向,我們能夠更好的思考相關的行動,也能夠對這個任務或其他的任務有更深入的理解。

這裡的重點是思考這個行動或這個任務的意義。這裡要帶入目標的概念。

這怎麼說呢?

雖然我們用以下的方式寫了很多行動,但不是每一個行動都是對自己而言重要的。

如果這些行動或任務無法連結到自己的目標,那麼這個行動或任務很可能對這個時候的自己是沒有意義的,我們應該先做那些連結自己的目標的行動,並拖延、甚至放棄這個無法連結自己目標的行動。

至於如何能想到自己的目標?這是一個很個人的問題所以有點難答。但是,真的想不到時,我們可以想:最近有什麼我需要解決的問題?我們需要做什麼來解決這個問題?從這個方向去思考會比較容易想到一個目標以及對應的任務和行動。

在這個思考目標的過程中,有時我們的潛意識已經自動替我們安排了,我們要做的只是把這個內在的目標明確化。

我用一個自身的例子說明一下。

最近我買了一部名為 M BOX 的健身單車,另外在 YouTube 看到一個關於洗冷水澡的影片 後不知為何很想試試。於是在想,買健身單車和洗冷水澡這兩個行動對應了什麼的目標?我才驚覺兩件事:1 因為最近自己身體多了小毛病,想增加自己的抵抗力,從而有健康的身體。2 自己胖了想減重。

我的潛意識誘導自己作出買健身單車這個行動,我要做的事情就是找出背後的目標。

有了這兩個目標後,如果這個目標能夠量化,便設定一個能夠量化的目標,例如是在第三季前減重至 70kg。

然後我便可以思考其他能夠達到這些目標的行動。例如是研究有什麼健康的食物、每天曬太陽、每天煮低碳水化合物的食物等等。

> 每週和每季為任務和行動作排程

至於有了行動後,我們也很容易因為每天都有新事情的發生,忘記了自己要做的行動。

這時我們要做的便是為這些任務和行動作排程。

我暫時的做法是為每天、每週 和 每季作排程。理論上要為每天、每週、每月、每季 和 每年定下目標和任務,但是個人認為太煩所以只定下每天、每週 和每季。

我自己的筆記軟件 / 任務管理軟件中,每一天、每一週和每一季都分別有一篇筆記。

首先,每季的最後我會定下這一季我想完成什麼目標和任務,並把它們寫在下一季的筆記裡。

然後,每個星期天我會做回顧,這時我會在每季的任務清單裡找出需要做的任務來定下本週做什麼行動(不是任務啊),並且會為每個行動預估時間,如果無法預估時間,那麼代表這個行動比較難執行,這時我會把它拆解成能夠預估時間的行動,整個過程大概花三十分鐘至一小時。

然後整個星期就是看著這張每週任務清單來做事,目標是完成這張清單上的行動。

可能你會認為每星期花三十分鐘至一小時只訂下要做的任務但不做任務很浪費時間,但是其實作計劃和執行需要使用的能量是完全不同的。計劃時我們的思緒要去思考還有沒有其他的可能做法、如何做會比較省時,執行時要做的是專心去執行。如果同時兩者一起做切換成本會很大。所以只是定下本週要做的事情,未來一週都只需要去專注執行,這樣做其實對大腦的負擔反而減低了。

我試過在星期天先預算下星期每天什麼時候做什麼行動,但最近發現有點難執行(我還未能自如地拒絕別人的任務請求⋯)。雖然如此,但是仍然想向這個方向努力。

但至少,我會每晚也用五分鐘時間回顧明天要做那些行動,並在明天執行。

> 每天都有新事情,這些新的事情要如何排程呢?

首先,要先決定這件事值不值得做,也是前述的這個行動或任務能否和自己的目標有關聯?

發現這任務值得做後,如果想預定在某星期或某季做,便把這個任務放在該星期或該季的筆記中的任務清單中防止自己到時忘記做這個任務(有點像 子彈思考整理術 中的未來誌)。

然後定下下週或下季任務時,也會再決定是否做這些以前排程的任務/行動。 

> 每週如何執行這些行動?

在要執行的行動裡,有些是可以在零碎時間中完成(也就是在一些等待其他東西時的時間),但是有些必須要一段時間(例如是半小時至兩小時)專心才能完成。

我們在排下週要做的任務時,也要根據下週有那些活動(例如是開會、或是晚上的活動數量)來決定要專心和不需專心的行動的比例。

能夠在零碎時間中完成的行動比較簡單,只是在有空時看著自己的本週行動清單來把那些行動完成便可以了。

難的是那些一定要專心才能進行的行動。我們可以每天為自己預留一至兩個小時的時間來做這些行動。不一定每天都是這個時間裡做這些要專心才能進行的行動,但是定下這段時間後,這段時間裡不可以被別人打擾。

個人實行時有時會預到困難,畢竟下班後能用的時間真的不是很多。其中一個解決方案是早睡,然後早起在沒有人打擾自己的時間裡做這些需要專心做的行動。只是我仍在努力練習早起這個能力,有心得再來分享。

> 總結

在這篇我們學到如何進行任務拆解並把任務連結到自己的目標,只要試試看並加上一些練習,相信會帶來很大的幫助。

只是,看到這裡的你可能會問一個問題:每個任務都這樣做拆解會花很多時間嗎?

我會這樣認為,這樣做的確需要花一些時間作管理,但比起寫下一堆想做的事情卻提不起勁去做、或是不斷花時間去做一些和自己目標無關的事情去浪費力氣來說,這些 planning 的成本真的算不上什麼。

如果大家在任務管理上發現還有什麼使用時卡卡的地方,歡迎留言告知。



分類: 自我思考
寫作日期: 2022-08-07

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