我們要如何把有系統性的資訊簡單地作介紹?

Sharing complex knowledge
我上班的時候,間中需要把一些複雜的內容(例如是一個新系統要如何使用等)化作一些入門級的介紹給同事,讓他們很快上手去認識並使用這個新的內容。
對很多人來說,要在短時間介紹複雜的內容很困難,我是如何處理呢?
這篇來分享我的做法。

基本流程

一個複雜的內容基本上由很多元件組成。

介紹這個複雜內容的流程如下:

  • 先用一個最簡單的例子作開頭,讓他們了解第一個元件。
  • 然後秀出一張超簡化板的架構圖
  • 然後一步步讓觀眾了解第二個、第三個元件。
  • 觀眾明白所有元件後,最後才展示出整個複雜內容的複雜結構。

我們在這篇用一個例子來說明:假設你要向不懂人類生活的外星人介紹人類住的房子。

Step 1:先用一個最簡單的例子作開頭

如果我們第一步就先講整個複雜內容的架構和概念,觀眾一定會頭暈,然後不再去聽你的介紹。

反之,如果第一個例子足夠簡單讓觀眾明白,他們自然會願意繼續聽下去。

在這一步中,可以的話用情境或流程作開始。

當我們回想我們是如何學習時,我們都是從「如何做」開始學起(模仿別人的做法),而不是「概念內容」。 

其中一個原因是因為步驟是一些十分具體的東西,人們理解具體的東西要比理解抽象的東西容易得多。

所以,如果這個複雜內容有一些步驟性的東西,我們可以先把這個步驟簡化然後示範這個做法。這樣觀眾會比較容易理解大概這個是什麼。

回到我們的例子:我們第一步可以秀出一張人類正在睡房進睡的圖片給外星人,告訴它們人類在這個名為床的東西休息。

Step 2:秀出一張超簡化板的架構圖

第一步後,我通常的做法是先讓觀眾看到整個複雜內容的圖像架構的簡化版本。這個圖像簡單地展示了不同的元件。

這樣做的目的是給他們一張地圖,讓他們在這個介紹中不會迷路。

無論你如何精簡這張架構圖,有些觀眾在看到這張圖時還是會感到害怕,這時我會在這時告訴他們,在這個分享完結時你們會完全理解這張圖,現在先不要感到驚慌。

回到我們的例子:我們告訴外星人,人類在這個地方中休息,那麼人類還有吃飯和如廁等等的需求,他們是如何滿足這些需求?這時就可以秀出一張住宅的平面圖,首先指出剛剛人類睡覺的位置是這一個區域中名為睡房的地方。

Step 3:一步步讓觀眾了解其他元件

然後我會把每一個元件都作出介紹。

  • 要弄清楚介紹元件的順序:如果觀眾需要先明白元件 A 和元件 B 才能理解元件 C,那麼先介紹元件 A 和元件 B,最後才介紹元件 C。
  • 介紹元件時,先用一句話來形容這是什麼,然後才仔細介紹這個元件。
  • 介紹元件時要把這個元件連結到上一步的架構圖,讓觀眾不要迷路。
  • 因為觀眾了解這個元件的內容,這時可以把這個架構圖中關於這個元件的部分加一點內容。

回到我們的例子:我們可以先介紹睡房(因為第一和第二步有有提及睡房)。介紹睡房的有途(睡眠、放置衣服、化妝等),然後再介紹這些活動需要的傢俬(床、衣櫃、梳妝桌等),然後介紹下一個元件、例如是廚房(並秀出圖片)等。把每一個房間地介紹並對應在住宅的平面圖上。

Step 4:最後展示出整個複雜內容的複雜結構

這樣一步步介紹所有元件下,觀眾會大概明白這個複雜的內容。

最後我們會展示這個架構圖的複雜版本:在上一步中應該已經逐步把每一個元件圖也複雜了一點,所以在張圖應該沒有任何新鮮事。

這樣做除了讓觀眾了解自己明白了什麼外,日後他們看回這張圖就能快速回憶整個架構。

回到我們的例子:這時外星人對我們日常生活的房間和對應的傢俬和所需物品都有概念了。這時我們可以秀出更複雜的住宅平面圖(包括所有傢俬和電器等)來讓外星人作最後重溫。

用什麼工具作分享?

我在這種類型的分享上會用 Powerpoint 或 Google Slides。

原因是這會強逼我們把東西盡量用簡單的方式表達。如果我們用畫布或文章等方法來介紹,很容易不經不覺加入太多內容,也會在介紹時讓觀眾失焦。

在這種類型的分享上,我們需要畫複雜的架構圖來表達這個複雜的東西,用 Powerpoint 能讓我們畫這個圖時足夠複雜,但又不會太複雜(因為一張投影片的位置有限)。

總結

介紹複雜的內容有四個步驟:

  1. 先用一個最簡單的例子作開頭
  2. 秀出一張超簡化板的架構圖
  3. 一步步讓觀眾了解其他元件
  4. 最後展示出整個複雜內容的複雜結構

這樣做,便能在短時間讓觀眾明白一些複雜的內容。你也試試這樣做吧!



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分類: 自我思考
寫作日期: 2023-09-24

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