《重要事，明天做：凝聚時間、能量與創意的人生管理原則》閱讀心得：時間管理是為了減低每天發生的隨機影響，從而讓我們有精力地完成今天要做的事
《重要事，明天做：凝聚時間、能量與創意的人生管理原則》（Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management）這本書數年前已經出 英文版，但最近才推出 中文版。
當初讀完英文版時，我有一些感受，但不太知道如何實際應用。經過這幾年，隨著我開始真正使用筆記軟體進行任務管理與時間管理，加上工作上遇到的各種情況，讓我在再次閱讀這本書時產生了更深刻的體會。
以下是我閱讀此書後，對我最有感觸的部分整理。
目錄：
時間管理的核心原則
這本書探討了許多時間管理的法則，但我認為它最大的貢獻在於解釋為什麼我們需要進行時間管理，以及這套方法帶來的最大好處。
書中強調，時間管理其實與精力管理密不可分。當我們經常面對突發事件時，容易陷入慌亂，導致無法專注於原本要完成的任務。
我認為書中介紹對我最受用的原則，都是圍繞著如何降低每天隨機事件對我們的干擾，讓我們能順暢地切換任務，減少被打亂的情況。
封閉式清單
書中提出了「封閉式清單」的方法。
封閉式清單的意思是，當我訂下今天要完成的任務清單後，就不允許再加入任何新的工作項目。
舉例來說，如果我昨天安排好今天要完成 A、B、C 這三件事情，那麼在這三個任務完成前，無論遇到任何新的事項（如 D、E 或 F），都不會將它們加入今日的清單中。
我今天只專注於完成 A、B、C 這三項任務。有新的事項出事我只會寫下發生了什麼事，但不會今天處理（書中有提及一些例外，但這只是很少數的例外）。
這樣做的原因是，工作環境中常有各種突發事件發生，例如在進行任務 A 時，突然有人找你給意見或問問題。若我立即轉去處理新的訊息，就會增加隨機變數，使原本安排的任務 B 與 C 無法順利完成。
這種做法需要自我訓練，學會控制自己不要隨意處理新出現的事項，才能真正降低隨機干擾。
控制新訊息干擾
在現實生活中，我認為必須訓練自己不要在接收到新的訊息時立即處理。
這個其實很難，因為涉及感性腦與理性腦的差異。
理性腦會告訴我今天要完成 A、B、C 三件事，但當面對刺激時，感性腦則會促使我去關注那些訊息，導致工作效率下降，無法完成原定任務。
為了訓練自己避開這種干擾，我現在會嘗試每天早上工作到午飯這段時間不看 E-mail、不看即時通訊訊息，即使有人找我，我也選擇暫時不回覆，專心處理前一天定下的今日任務。
但我也真的發現這真的很難，有時就是會按捺不住去我去看訊息，這個時候我就會提醒自己：「先做完手上這個任務再去看訊息吧，只差一點點就可以了！如果這是看訊息就會前功盡廢了！」這樣的自我提示通常也能幫我渡過這個難關。
這樣做之後，即使早上工作時收到不少訊息，當下午再一次處理這些訊息時，會發現它們大多不是很重要，也不需要立即處理。反而將處理訊息的時間集中在一個時段，效率會更高。
我試過有數次按捺不住看這些訊息，然後發現這個只是一個無關痛癢的訊息，讓我更加堅定在專心時不要理會所有訊息的做法。
其實，如果你中途看了訊息但沒有馬上處理，反而更容易忘記；不如一開始就不看，等到專門處理訊息的時候再統一處理。
我很記得這一次當我真的在整個早上也沒有看過訊息後，我專心完成了很多任務，然後這一天和同事吃午餐時，聽到他在抱怨他在這個早上都在查看電子郵件，期間多次被其他人找去，結果整個上午都毫無進展，不知道自己到底在做什麼。這個反差讓我更信任這個方法。
我在看這本時整合的時間管理方法
我在看這本書時還整合了一個方法來好好處理今天的工作。
就是買一本筆記簿，每天使用一頁。
把這一頁分為上下兩個部分。上半部分寫下今天必須完成的任務（封閉式清單），下半部則是進行間歇式日記。
上半部分的封閉式清單中，記得不可以在今天加入新的任務，從而降低隨機事件干擾工作的機率。你要做的就是完成這些任務。
下半部分是間歇式日記。用來記錄今天發生了什麼事或有什麼新的想法。
- 當我完成一項任務後，我會在間歇式日記中加入一行，先寫下當前時間，然後寫了自己做了什麼。
- 當我剛剛開了一個會後，我會在間歇式日記中加入一行，先寫下當前時間，然後寫了開了這個會，簡要地寫下有什麼會議上值得記錄的內容。
- 當我突然有了一個新想法，我會在間歇式日記中加入一行，先寫下當前時間，然後簡要地寫下這個新想法。
- 當我在處理即時通或電郵訊息發現有東西要做或有新資訊時，我會在間歇式日記中加入一行，先寫下當前時間，然後簡要地寫下這個任務或資訊。
這樣做不是為了要記錄一切的生活，而是確保這些重要想法或事情不會遺漏。
當然有很多情況你無法立即寫下這些內容，但只要在今天之內補上也沒有問題。
每天晚上，我會回顧當天寫下的間歇式日記的內容，檢查是否有遺漏的事項，並將重要的想法轉化為新的任務並放到我的任務筆記中，並選定為明日需要完成的封閉式清單中的項目。
這些任務可能包括非常重要或緊急的事項，或是等待他人回覆的事項，提醒自己適時跟進。
使用了這個方法後，我覺得自己做事進度好了，遺漏的內容也少了。
除了用筆記本來做這件事外，你也可以使用數位的方式去做這件事，例如使用電話的待辦清單作上半部分，用語音輸入把內容放在筆記 App 作下半部份也可以。
專案優先順序的安排
書中還有兩點值得思考。
第一點是關於如何安排專案的優先順序。當面臨多個專案時，哪個該先做？
書中的答案是，若某個專案極為緊急，必須將其視為「當前計劃」（Current Initiative），放在每日的第一件任務中，每天做一點點這個任務，直到專案完成為止，完成這個任務前都不得轉換「當前計劃」。
這是應對最緊急專案的做法。但除此之外（也就是第二點），我們平日應該優先處理那些看似最不緊急的專案。
這聽起來反直覺，但原因在於，一個專案最後之所以變得緊急，正是因為長期未能及時處理，導致期限逼近。
如果能夠平時就逐步處理這些不緊急的專案，就不會有專案變得非常緊急。
時間管理的本質
作者還提到，無論使用何種時間管理方法，都會有產能的上限。
即使做得再快，也無法突破個人的極限；當待辦事項積壓過多時，任何時間管理方法都無濟於事。
這時必須從根本著手：對於那些想做的事，要謹慎選擇，因為你承諾要做的事情其實只能很少。
每承諾一件事，就代表沒有時間做其他事，所以要非常謹慎地選擇要做什麼。
時間管理的本質不是在有限的時間內做更多的事，而是只投入於那些真正有承諾、值得去做的事情，對於那些相對不重要的事，必須果斷放棄。
結語
這就是我從《重要事明天做》這本書中獲得的最大啟發。
透過以下的心法，讓自己能減少工作上的隨機干擾，從而更穩定地完成手上的工作：
- 封閉式清單
- 控制新訊息干擾
- 進行間歇式日記防止遺漏要做的事和細節
- 合理安排專案優先順序
- 謹慎選擇要做的事
如果你最近也感到工作太忙碌，想利用改善時間管理的方法來讓自己好過一點，強烈建議你看這本書。
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