【大人學】101 專案管理一日特訓班 上課心得
這次又過來上 識博 / 大人學 的課程了。這次參加的課程是和他們的本行有關：專案管理一日特訓班。
個人在以前無意中看見 專案管理與生活思維 這個網站，得知有專案管理這回事後一直都想學習專案管理的知識。
第一個原因是專案管理的知識應該能夠令自己從不同的角度去看一個問題和解決問題。
第二個原因是自己本來不擅長和別人溝通和不太懂人性，而專案管理的知識應該能夠幫我補足這個弱點。
第三個原因是個人在上課前認為工作上個人作為一個團隊的一分子，既然自己也在參與一個專案，那麼學習專案管理的知識應該也會令團隊變得更好。
第四個原因是我的公司正在使用 Scrum（雖然我覺得其實不是完全的 Scrum，只是在傳統的專案管理中加入了一些 Scrum 的完素）。有時在工作上出現了一些個人覺得怪怪的問題，由於自己對傳統的專案管理和 Scrum 的認識不深，根本不能分辦其實問題在那裡。
其實我認為 Scrum 或傳統的專案管理都只是用來帶領團隊完成一件事的方式，他們的知識裡應該都會有著針對這個問題的方法，只是因為團隊要做的的事情的特性不同，所以才有著不同的分法論，可是它們對於帶領團隊完成一件事的本質應該是一樣的。
第五個原因是之前曾經跟大人學的 Joe 作過一對一的咨詢，他認為技術職的人員在 35歲前轉做管理職 會比較好（以程式設計師來說，就算是系統分析師也算）。所以其實也算是有一點現實的壓力。
至於為甚麼不去考 PMP 便好，而要特地飛到台灣參與他們的課程？因為我認為這些東西不是只學習書本上的知識便可以，學習如何運用這些概念比較重要，由於他們的文章寫得不錯以及他們有很多大型專案管理的經驗，給了我信心去跟他們學關於這方面的知識。（其實在這之前我故意不去自學，只看了一些關於 關鍵鏈的文章，目的就是不想一開始便學了錯的東西，這些根基一開始很重要）
好了，來談談正式上課時學了甚麼。其實這門課可以分為三個大的題目。
專案管理的概念
這裡講師 Bryan 用了一個簡化版的例子來介紹了甚麼是專案管理，例如是專案的目標和限制、WBS (Work breakdown structure)，排程、成本、時間等等，另外也有說明專案計劃趕不上變化時應該如何解決。講師 Bryan 在這個部份以手寫的方法在大白板中邊畫圖邊說故事的方式來教學也很贊。
個人認為這個講述概念的部份如果能理解清楚，對於之後整天的課題來說會變得很容易。雖然講師叫我們在聽這個概念時不用抄，只要專心理解便好，可是我個人習慣上課時也會手抄一次，印象會深刻一點。
在這裡其實學到不少的東西。
第一個學到的是一個專案如果根據這個的方法來推演的話，我們可以很清楚地知道全局並解答上級（利害關係人）的疑問。因為我們會知道這個專案的目標、限制和現在的狀態。
第二個學到的是專案管理其實是一門語言。原來在外國某些公司，大家都要先學習專案管理的知識，大家都有共同的語言後，溝通便會變得更容易和有效率。這亦是為何在一個專案中，明明大家各不相識，可是已經能夠一開始便能夠分工合作並完成一件事的原因，
第三個學到的是為何專案經理可以誇領域地發展。其中一個原因是藉由 WBS 的方法去寫出要交付的清單這個過程中，我們可以把這個步驟交給對這個領域熟悉的人來做，然後我們便可以檢查和找出盲點。這裡看得出一套沒有相依於任何領域的方法論的重要性。而完成了工作包（Work Package）後，我們可以作更好的分工。
第四個學到的是在發生問題令專案有變動時，我們手上有越多的解決方法越好。例如可以在時間 / 成本 / 範疇方面著手。但由於每一個專案的特性都不同，有些專案的時間性比其他兩者重要、有些專案質源比其他兩者重要，我們的解決方法也要跟據專案的特性來排列。
例如課上有一個例子說到某程式設計師臨時有事不能在這個專案中幫忙可以怎麼辦。這個的解決方法有很多。例如如果這個專案的成本控制比時間重要得多，解決方法可以是把他的工作交給一位年資比較輕的程式設計師來做。雖然因為他的年資不足夠所以會拖慢工作進度，可是會減低專案的成本，以及有一個很好的機會去訓練這位新年資比較輕的程式設計師；可是如果品質和時間十分重要而成本不是問題的話，那麼便要由同等經驗或是更資深的程式設計師來代替他的工作了。
在使用不同的解決方法時，我們要與不同的利害關係人溝通去令他們接受自己的方案，而講師 Bryan 也示範了一些例子，可是個人認為這個部份可以多加一點會更好（我事後懷疑這個部份可能在這個 後續的課程 裡）。
PM Big Table
好像以前是名為 JB Big Table 似的。
然後便來到應用篇。這個表格是講師們當專案經理和顧問很多年後整理出來的表格，也是這個課程中唯一的工具，可是你能夠把上面的概念也放到這個表格來使用。大概來說這個表格包括了每個任務的資源分工、成本、排程、資源時間表、成本時間分布和風險現況追蹤。
個人認為這個表格最強的地方是你能夠一目了然地知道專案的資料，上級要問你時你也能直接在這個表格中找到答案，以及專案有變動時可以如何在這張表格中找出可行的解決方法。
上課時我們跟據不同的情境填了兩次這張表格，一開始覺得好像在這個地方花了太多時間，可是這個表格認真做了兩次後，基本的內容和專案管理的概念都記住了。這樣的教學方式不錯。
個案分析
然後這裡有兩個個案練習。
第一個是一題情景題，首先先跟據資料製造了 PM Big Table，然後發現專案出現了一些變化，我們思考可以如何用這個表格來製定很多的解決方法。在這裡學習了要徑（critical path）的概念。
第二個是假設你是一個管理層，看了別人的 PM Big Table後學習如何在別人的表格中找出這個專案現在發生了甚麼問題。 另一個在這個個案中學到的是如何正確地判斷出現在專案的績效和進度。
課程的最後
另外，他們也介紹了一些專案軟體的名稱用來管理一些十分大的專案、還有給了一些PM職涯發展的建議以及一些參考資料（推薦的書單和他們自己寫的精選文章）。這個推薦的書單只有六本書，可是有一些似乎很厲害的樣子。例如我在上課前看過的 關鍵鏈：突破專案管理的瓶頸 便是其中一本。
最後這個課程中總結了為何我們要用這些方式來管理一個專案，最後的目的是為了獲得對方的信任和安心。這令我想到在 職場大人學：職場人際關係與優勢策略 中學到的大家都需要安全感的概念，其實每一個職位的人是否應該把自己負責的東西也當作一個迷你版本的專案來看待，以這些概念來決定有甚麼東西要做、如何安排這些時間、以及報告給其他利害關係人令他們安心呢？
大人學筆記系列：
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