我的每週回顧流程


今年年初開始,開始試行以一個每週回顧的方法來整理每週的活動。以下是我的流程。這個回顧的流程都會參考到一個 Google sheets 的檔案,這個檔案主要有三個頁面,分別紀錄自己的計劃人際關係自己的財務狀況

> 概要

這個檔案的三個頁面都是用以下的格式:

就是把要做的事放在每一個欄(Row),然後每一列(Column)代表一個星期。所以我們可以把東西放在不同的列上以紀錄某時有東西發生。我們會把現在身處的星期該列填滿灰色來區別。而每一個星期只需專注於灰色的一列。下星期開始時便把當前的列變回白色,並把下星期的列填滿灰色。

平常有需要時把事項加進去,然後每個星期日晚上抽時間進行回顧這個星期的事情,並計劃下星期要做的事情。

其實以前也試過用記事本、待辦清單等方式來管理,可是它們都只能專注於當前的事情,並未能看到全局。以 Spreadsheet 的方式便可以解決這個問題。

> 個人計劃

在這裡我們會把行事曆要做的事都放到這裡方便管理。

行事曆上,我會預先把假期以淺灰色填滿方便識認。然後一欄代表星期一、一欄代表星期二,如此類推。於是一天的活動都會放在同一格裡,並以 <日期> <標示> <活動名稱> 來表示。如果同一天有多個活動的話,我們可以以 <日期> <活動 1 的標示> <活動 1 的名稱> + <活動 2 的標示> <活動 2 的名稱> 來表示。示例請看上圖的儲存格 M7 。

“標示”用來代表這個活動的狀態:

標示 代表甚麼?
[o] 代表已經確定的行程
[?] 代表並未確定的行程。
如果確定成事後會轉成 [o]
如果最後活動取消便會直接删掉。

這個迷你的行事曆的好處是一週甚至一個月的活動都能一目了然,可是壞處是不適合有太多活動的人使用。所以請自行服用。

要做的事上,我們會首先把要做的事以項目(Project)或目標(Goal)或責任範圍(Area of Responsibility)來分類並放到一欄裡(有需要的話寫下應該完成這項目的日期),並把各事項放在該欄裡。至於無法分類的雜項便會放到另一個項目裡(上圖裡名為 Activity Done)。

至於這些事項並不一定代表一件待辦事項(TODO),它也可以是一些純綷用來作日後回顧的紀錄。在每一個事項前會有一個標示來代表這是一個甚麼的事項。除此以外有些標示會以條件格式的方式來填滿顏色方便識別:

標示 代表甚麼? 填滿顏色
[ ] 未完成的待辦事項 綠色
[x] 已完成的待辦事項  
[m] 已完成的里程碑 紅色
[^] 正在進行中的待辦事項 藍色
[v] 以前曾經進行過的待辦事項  
[/] 已經放棄的待辦事項 黃色
[-] 一則筆記,這並不是一件待辦事項  

不把每一種的類別都填滿不同的顏色是為了標示出真正重要的東西。例如我們會把未完成或正在進行中的待辦事項填色。原因是這些都是一些未完成的事情;而把已完成的里程碑填色是為了作為一個象徵的奬勵,以鼓勵自己繼續努力。

另外,我把未完成的待辦事項分開 [^] 和 [v] 來標示。例如今個星期開始進行一件新的事項,那麼該事項的標示是 [^]、如果今個星期完結了,這個事項還未完成,那麼我便會把這個事項的標示改為 [v] ,並在下星期的列裡新增相同的事項以 [^] 標示(請看儲存格 M15 和 N15)。由於只有 [^] 的儲存格會有顏色([v] 的儲存格沒有顏色的),於是未完成的事項便不會重複地有填滿顏色了。

另外,最後有幾欄是用來寫下這個星期的一些想法和心情。

以這個方法來管理和記錄事項的好處是能夠把事情一目了然,我們很容易看到還有甚麼事情未完成,另外在日後也很容易看回以前發生過甚麼事情。另外,看到自己每一個星期有向著目標前進也是很有成就感的一件事呢 :)

工作上的東西也可以放到這頁裡,或者是開另一需相似的頁面來管理。這樣記錄的話,年尾要寫下今年做過甚麼東西時會變得輕鬆很多。

> 人際關係

這頁主要是用來記錄其他人發生的事情。和其他頁類似,每一人會以一欄來代表,然後每一列代表一個星期。該星期知道一些關於那人的事情後便可以放進對應的儲存格裡。

雖然把別人發生的事情都記錄下來好像有點不禮貌,可是由於別人並不知道你有在紀錄,反而日後關心別人時,別人會為自己留下一個好印象,因為他會認為你記得他說過的事情,而這個對於平常不會怎麼聯絡、可是日後有需要找他幫忙的人有很大的幫忙。

> 財務狀況

這個主要用來紀錄自己的金錢改變。主要用來紀錄資產(Asset)以及負債(Liability),而資產減去負債便是自己的淨資產。這裡的資產包括和銀行戶口的錢,在家中的現金和強積金;而負債包括欠下別人和信用卡的錢。

為了方便計算,所有金錢都會轉換為自己國家的匯率來計算,這是第二和第三欄有匯率的原因。

在最後的一欄可以寫下一些筆記,例如是該週的大金額消費方便日後追蹤。

個人認為這個可以不用一個星期紀錄一次,可是至少要每個月紀錄一次。原因是這會強制自己留意自己的財政狀況、以及令自己去登入各個戶口確保登入正常(例如強積金戶口,平常不會去打理他,結果想改變強積金內基金比例時才發現自己忘記了登入資料)。

如果看到每週的淨資產分別不大,那麼便要找出錢到底花到那裡去了。


內心 OS: 其實這些事項的標示都是參考自子彈筆記術。

這個檔案的範本在此



分類: 工作心法
寫作日期: 2018-03-20

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