製作事後工作報告很麻煩?因為你做少了一件事

Dizzy
作為一個職場工作者,我們經常需要製作報告。
有時因為我們完成了一個大專案、或是是解決了一個大問題,然後上司要求我們寫一份報告向他們解說你之前做過什麼。
只是,我已經忘記了當時遇到過什麼問題、以為如何解決了!光是要回想起當時做過什麼已經要花上幾天了。
那麼,有沒有什麼好方案呢?

你需要一個任務筆記

其實,只要我們在進行這個任務時順便寫下一篇任務筆記便能夠解決這個問題!

只要我們在進行任務時,隨時記下以下內容便可以了。

  • 所有發生過的問題和事情
  • 嘗試過的動作(包括成功和失敗的動作)和結果
  • 最後解決問題的方案

最好的做法是每嘗試一個動作就立即隨手記錄。如果你打算「稍後」才作記錄,通常之後會有不同的突發事件到來,最後就會忘掉記錄。

記錄時用列表寫下要點,並存下相關文件參考便可。這只是一份給將來的自己看的紀錄。

有了任務筆記後,只需要一小時就能夠製作工作報告

但是,你會問我在專案期間光是工作也不夠時間了,為何還要花時間去作紀錄?

因為如果你不逼樣做,日後要做工作報告時,先不論你能否回憶所有步驟和內容,光是回憶這部分可以己經要花你三天的時間,但如果在進行任務時有寫下筆記的話,可能只需要一兩小時已經完成這份報告。

我的親身經歷

我有過一個這樣的經歷:我們有一個產品出現了一個嚴重的問題。雖然我已經是最熟悉這個產品的人,但嘗試過很多方法也無效。這件事發生後有很多人都在幫忙去作測試來嘗試找出那裡出了問題也沒有什麼效果。

最後花了我一個半月的時間去解決這個問題。然後我的主管要求我作出技術分享去向團隊介紹這件事的來龍去脈。由於在這一個半月中試過的事情十分多,如果我當時沒有寫下筆記,我一定無法回想起每一個我嘗試過的東西以及嘗試這些方法的次序,這也代表着我無法向團隊解釋這個問題解決的思路和過程。但由於我當時有寫下筆記,所以最後成功完成分享。也提升了主管和團隊對自己的信任。

總結

在進行任務時隨時寫下筆記能夠讓你製作事後報告時十分快速。

在進行下一個工作任務時,你也試試記錄自己的工作進度吧!


筆記方法:

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任務筆記管理:



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分類: 工作心法 筆記心法
寫作日期: 2023-08-26

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