簡報 show and tell

最近上網亂逛時看到不少人在大推 簡報 Show and Tell (Show and Tell: How Everybody Can Make Extraordinary Presentations) 這本書。所以便買來看了,一看之下,這本真是一本好書。以下是我的介紹,希望大家能夠從這本書中獲得一點東西。
Show and Tell: How Everybody Can Make Extraordinary Presentations

> 說真話

一個好的簡報,是能夠改變聽眾的信念並讓他們作出改變。而在準備簡報前,我們要先想三個問題:

  • 構想:我到底想說些甚麼?
  • 講者:我最希望聽眾記得我的哪個部分?
  • 聽眾:如果我的簡報能在某個方面可以改變他們,那會是甚麼改變?

這三個問題,可以幫助自己想出一些簡報的原材料,然後在下一步使用合適的簡報架構。但是,在這三個問題裡,我們都要確定自己是在說真話,因為說真話才能令觀眾相信,令觀眾改變

> 4種簡報架構:報告、解說、推銷、戲劇

作者認為,一個簡報可以改變聽眾的 資訊能力行動 或是 信念。而我們使用那一種簡報架構,是取決於我們想改變聽眾的甚麼:

  • 改變聽眾的資訊 -> 使用報告架構
  • 改變聽眾的能力 -> 使用解說架構
  • 改變聽眾的行動 -> 使用推銷架構
  • 改變聽眾的信念 -> 使用戲劇架構

報告架構就是用來呈現資料。我們可以描述下列的東西:

  1. 我們在談論何人/何事?
  2. 它們位於何處?
  3. 它們何時發生?
  4. 數量多少?
  5. 它們如何互動?
  6. 為何會如此?

描述這六項後,要重新返會到原始的目標:接下來需要做甚麼

解說架構就是用來增架聽眾的能力。我們可以描述:

  1. 現在在何處、要往何處去和中間會經過甚麼。
  2. 路徑藍圖:這是我們前往目標的路徑。
  3. 第一步。
  4. 下一步。
  5. 最後階段:回顧一下現在已經走到多遠的位置。
  6. 以及最後的目標。

而在每一步之間,我們要加入一些檢查點來確認聽眾是否能夠跟上。

推銷架構就是用來改變聽眾的行動。我們可以先概述:

  1. 概述:現在的情況。
  2. 障礙:說明大家正面對的問題。
  3. 願景:告訴大家有一個跨越障礙的機會。
  4. 選擇:這個機會分別是一個無趣的方式和一個令人鼓舞的方式。
  5. 結尾:說明為甚麼令人鼓舞的方式是大家唯一的選擇。
  6. 附加說明:以及附加說明執行方法的細節。
  7. 最後一個梗:可以的話在結尾加上一個額外的好處。

戲劇架構就是用來讓人心碎,再幫人復元來改變觀眾的信念。我們可以概述:

  1. 有一天:雖非事事完美,但是過得還不錯。
  2. 挑戰:不知從哪冒出一個不能不管的問題。
  3. 危機降臨:雖然努力應付問題,但情況愈來愈糟,直到跌到谷底。
  4. 跌入谷底:困坐愁城,失去所有希望。
  5. 發現:等等,這是甚麼?突然看到出路。
  6. 翻轉向上:靠著自己從不曾知道的能力,奮力從谷底翻轉爬升。
  7. 返回:不只是安然返回,還脫始換骨打開全新的可能。
  8. 經驗教訓:我們獲得畢生難忘的恩賜。

> 圖像的重要

而作者認為任何的一頁簡報裡都應該加入圖像,因為人類是視覺類動物。有了 圖像能夠更容易把故事放進人的頭腦裡。而說明任何東西都只需要六種圖像:

  • 何人/何事:用來描述人、事、物時,可以以人物圓來介紹人物和物件,可以以圖像來形容它們、或是表達它們之間的比較關係,例如大小關係。
  • 多少:用來描述數量、數字或價值時,可以以圖表來表達它們之間的關係。
  • 何處:用來描述地點、位置或重疊部份時,可以以區塊圖來表達地圖上的位置、組裝東西是的位置或是抽象東西之間的關係位置。
  • 何時:用來描述時間、序列和順序時,可以以時程圖來表達時程、線性或是迴圈的流程圖、或是一件物件的生命週期。
  • 如何:用來描述前果後果或流程時,可以以流程圖來表達流程,一些輸入/處理/輸出的模式。
  • 為何:用來說明故事的寓意時,可以以視覺化等式來說明一件事情比另一件事情要來得好、或是一些東西加一些東西會等於另一些東西等。

作者也有為圖像作分類,分別是圖片、形狀、繪畫。作者是推介以繪畫來表達故事的。因為這是最簡單和直接便能夠表達自己的思想。圖片一方面很難去改圖,另一方面圖片過多的雜訊會分散聽眾的注意力;如果在商務簡報中覺得繪畫太隨意的話,以形狀來表達也是可以的,只是要小心不要畫得太複雜。

個人看到作者的繪畫方法時也是覺得十分震撼,因為作者只是用了紅色和黑色、稍粗的線條和簡單的繪畫(例如火柴人)便能夠表達自己的思想。


個人大推這本書。最令我印象深刻的是,作者以十分形象化的方法來為簡報分類為四種架構。另外作者除了介紹方法外,本身也有為每一個方法加入一些完整的例子來為我們介紹。在看本書的過程中,感覺到作者本身便是以簡報的方式來為大家講述如何做一個好的簡報。

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另外作者有也另外三本書,有空我也會看看:



分類: 閱讀心得 視覺思考
寫作日期: 2017-10-17

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