時間管理的30道難題 閱讀心得


這本 時間管理的30度難題 是電腦玩物寫的第一本只是關於時間管理的一本書。個人看後很有得著。在這裡說說我對這本書的心得以及讀後感。

> 情境

由於我一直都有看他的部落格,所以看這本書時還好,但是個人認為如果對於平常沒有看過他的文章的話,看這本書可能有點吃力。所以在這裡說說背景。

這本書說的時間管理,它的情境是在一個在現實生活中,隨時也有人干擾自己的情況,以及無法有一段長時間專心工作的人而設定的一套工作方法。這個情境雖然很嚴苛,但是出乎意料地真實。

我們年輕的時候要找一段能夠專心的時間並不難(要找的話至少也能找到幾個小時在咖啡店專心的時間吧?),但是隨着年紀的增長,例如我們做了主管,又或是做了父母之後,不要說找一段長時間來專心工作,要找一段有精神的時間都很困難。

而作者就是在這樣的情境之下,慢慢找出他的時間管理方法。例如他之前可以用很多時間去專心研究他有興趣的效率工具,到了結婚後,還是可以在清晨做這件事,但是到有了小孩之後,清晨這段時間也沒有了,只能用平時的零碎時間去做他要做的事。

所以,在這個嚴格又現實的情境下,這是一個經由作者親身認證的時間管理理論。

> 這套方法論有什麼好處?

長話短說,這套方法的重點是:

  1. 找出自己真正想要的東西、或是需要解決的問題,並把精力聚焦在這裡
  2. 確定目標後,不是一開始使行動、或是先作完整的計劃,而先定下一個有明確完成條件的階段成果並進行,完成後才回顧並決定下一步
  3. 在進行階段成果時,先把階段成果分拆成不同的任務,並把任務分拆成很多可見、可完成並在進行時不會有壓力的小行動,並每天完成一點行動,向著階段成果推進。 重點是令自己覺得這個階段成果真是能夠完成,這樣才會有動力。

所以,這套方法論有以下的好處:

  • 真正把精力和時間聚焦在有意義的目標上。
  • 執行時減少決策的時間,在任務拆解時段進行決策,在執行時真是執行。
  • 同理,減少執行時的決策能夠減少在執行時的不確定性,令執行時效率增加。
  • 因為每個行動都不複雜和所需的時間不多,所以可以在大量零碎時間裡進行,加快效率。

這套任務管理我會把它分拆成五層。分別是願景、目標、階段成果、任務 和 行動清單。

> 願景

願景指的,就是我們真正想要的東西。

以作者的例子來說,他的願景是「歸納出一套 Evernote 時間管理方法論,讓讀者也能套用,並且讓管理工作人生更經鬆」。

要想到這個願景,有兩個方法:

第一個方法是我們可以在平時的想法中取得,例如遇到一些事情,令自己發現某個東西十分重要,很想做些事把這個東西分享出去。

第二個方法是可以問自己以下的問題:

  • 這個願景的目的達成後,對誰有價值?
  • 如何描述出這個具體可見的價值?

而設下願景的的原因是,只有自己認同並想做的事情,才會有動力去做。

> 目標

目標就是一個想做到既事情,可以是「寫一本 Evernote 的新書」這種有明確完成條件的目標,也可以是「練習烘焙」這種十分不明確的目標。

那麼,我們可以如何想到這個目標呢?一般而言都是從解決問題開始,而不是憑空想像一個目標。也就是說,我們可以由自己本身遇到既問題出發,把解決這些問題變成目標。

有了目標後,我們便要想要完成這個目標可能會遇到的問題。思考這個能夠有助於下一步如何設定階段成果,還有如何把階段成果分拆成任務和行動清單。

另外,我們在平時別人給我們的任務,或是自己突然想起要做的任務,最好立即把它們和這些目標連結,這樣便能立即把這些突然出現的任務分類,並知道那些任務是重要,那些只是雜事。

> 階段成果

在進行目標時,不論這個目標是否抽象,我們不是一開始便計劃好整個目標要如何做,而是先為這個目標設定一個具體的下一個階段成果。例如「練習烘焙」這個目標的下一個階段成果可以是「製造一個給孩子的生日蛋糕」。

以書中的例子來說,他的目標是寫一本 Evernote 的新書,但是他不確定甚麼類型的內容會解決到大部份讀者的問題,所以他想開一個課程來獲得回饋,所以他設定的下一個階段成果是「開設 30 人 Evernote 子彈筆記實體課。」

為何不是先行動,而是先定下一個階段成果?

如果我們一開始沒有計劃先行動,我們很容易會在目標進行的時候,由於不知道目的標主軸是什麼,所以在排山倒海的任務中(例如是進行時的一些新想法變成要做的任務、或是別人突然要求你做的任務)忘記了真正要做的事,只是不斷做雜事,又或是要經常作決策,決定現在要做什麼事。由於作決策十分消耗能量,所以會做成不必要的浪費以及變成拖延。

那麼,為何不是先全盤計劃要如何做,而是先定下一個階段成果?

因為每個目標都有不確定性,一開始便定好整個目標要如何做有點不切實際,有可能在環境變動時浪費掉。另外,由於目標有機會不是一些有明確完成條件的東西(就像以上的「練習烘焙」),所以沒有可能一開始便訂好所有要做的事。

所以我們要做的是,只定好下一個階段成果,這是一個有明確完成目標的東西,完成後才定因應當時的環境定立下一個階段成果。

階段成果要具體的原因是,除了使我們能夠在下一步思考達到階段成果的可能方法、分拆出任務和行動清單外,另一個原因是只要所有要做的事情足夠具體,我們便能更容易地決定它們之間的優先次序,把精力於在執行任務,而不是在執行時再花精神作決策,去思考到底我在這個任務裡到底要做甚麼。

另外,如果我們有多於一個目標的話,我們可以思考如何以較少的精力去完成它們。假設我們有三個目標,以下的做法就能完成自己的目標之外也能省一點力。

目標 階段成果
育兒:把小孩照顧好 製作小孩吃得開心的副食品
經營賣場賺錢 販售各種副食品器材
寫部落格分享 分享自己的副食品食譜

> 任務 和 行動清單

任務就是為了完成這個階段成果要做的事情。很多時候我們也不知道要做什麼才完成階段成果,我們可以需要進行嘗試,所以任務也包括達成階段成果的可能方法。

例如,如果下一個階段成果是「開設 30 人 Evernote 子彈筆記實體課」,那麼任務可以是「在部落格試寫幾篇方法論試試水溫」、也可以是「先規劃三小時短課程」、也可以是「發問卷詢問讀者對這堂課的興趣」。

在這一步裡最重要的是拆解完成這個任務的的行動,也就是行動清單。

拆解行動的重點是令自己覺得要完成每一個行動都不需花費太大的心力。這樣做有以下的原因和好處:

  • 由於每個任務都不需要花太多的時間和心力,所以在沒有太多時間下(也就是零碎時間)和比較少精力時也能進行。
  • 同理,任務不難做,平時才會有動力去做,並減少拖延(而不是使用意志力去對抗拖延)。
  • 由於會去做這些行動,所以我們會看到事情有推進並看到終點,而這會變成一個正循環,令自己更有動力繼續。
  • 由於這個行動拆成比較細,所以比較容易理解。這會減少工作被打斷時重新切換所需要的時間。因為在切換回這行動時不用回想以前做過什麼。
  • 由於減少切換成本,所以在使用 莫休特休息法 時也可以切換成不同的行動,達到工作有進度並能夠同時休息的效果。
  • 因為這個行動拆成比較細,所以能夠比較快速進入心流,執行時也比較不需要一個十分專心的環境。

這裡有幾件如何拆解行動的重點。

第一點:拆解的方式不是把任務平均變成小等份,而是以行動的小成果來計算。

例如,以寫好一篇文章為例,拆解的方式不是拆成很多個「寫作半小時」,而是例如「製作列點式的大鋼」、「寫第一個重點的草稿」、「思考例子」、「製作縮圖」等等。

第二點:如果無法拆解行動清單時,我們可以思考這個任務完成的時候,前一個步驟是什麼?再前一個步驟是什麼? 如此類推。

第三點:我們還可以思考有沒有其他做法能夠完成這個任務。準備不同的替代方案的目的是,為完成這個任務的方法增加彈性,就算有意外情況下也能繼續推進,不會打擊到完成任務這個目標。

在拆解行動後,到了執行時,也有幾件事十分值得留意。

第一件要留意的事是把所有的目標、階段成果、任務和行動放在任務管理軟體裡並在執行時隨時更新進度、內容和經驗(作者用的是 Evernote, 我用的是TiddlyWiki)。

這個十分重要。除了方便在切換任務時能夠靠著看回記錄而快速回到切換前的狀態外,還能在事後回顧時思考下次如何做得更好;下次在需要做相似的任務時還能夠參考這次寫下的流程,以及這次的經驗。

第二件要留意的事是在拆解任務清單後,每天前一晚把明天要做的行動寫在待辦清單裡(可以參考這篇: 說說我最近對自己時間管理的反思(二):關於任務管理 )。如果遇到有 Deadline 的任務,還可以事先把這些行動作排程。

> 總結

如果你看到這裡,是否覺得「這根本就是工作的模式吧,為何要這麼辛苦呢?」

這令我想起以前的一個笑話:所謂既 work life balance 不是指 50% work 和50% life,而是指 work is life。

但是如果你除了工作以外,有自己追求的東西,而這些東西要你在工作以外的時間進行的話,使用工作的方法來獲得自己想要的方式有什麼問題呢?

所以 work life balance 也可以算是 life is work,利用工作的方法去獲得自己想要的生活。



分類: 工作心法 自我思考 閱讀心得
寫作日期: 2020-06-13

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