【大人學】102 流程設計與跨部門溝通 上課心得


這次是繼 專案的談判與協商 後,這次過去台灣上的第二個課程
這是關於如何設計流程的課。我們在上堂的模擬遊戲裡去發現一些溝通上的問題、並學習如何發現問題,並以設計流程的方法來解決。

這就是傳說中課堂上玩的小火車遊戲。這個是一個關於不同部門如何合作並達到一個目標的遊戲。

一開始我們會先討論如何做,然後去玩一次這個遊戲,看看能否達成遊戲的勝利條件。很正常地一開始死得很慘,以導師 Joe 的說法來說大家的溝通就像一盆散沙一樣。然後 Joe 會提出我們在玩這個遊戲時他發現到我們的問題,並講述一些關於設計流程的知識。然後大家再討論並玩一次時,結果成功達標並超標了。

以下是兩個我認為對我來說學到最有用的東西,加上在玩遊戲時留意到自己的問題。

> 瓶頸

第一個是在 限制理論(Theory of Constraints) 中已經聽過的瓶頸問題。

在看 目標 一書時學過的五大聚焦步驟不要局部優化減少庫存這些問題也有在這課中提過。而我學到新的東西是如何觀察出瓶頸,就好像在 目標 一書中鐘納如何在羅哥的工廠裡看一次便能夠找出問題的方法。之後應該會再看一次目標一書中這個部份來驗證。

好了,然後問題是了解瓶頸跟流程有甚麼關係呢?

因為其實設計流程的其中一個目的是為了增加有效產出。而瓶頸是一個最大的因素去限制著有效產出,所以要設計一個流程前,必須先觀察現有的流程 / 工作環境有甚麼問題,然後才能對症下藥,再重覆試驗並修正。到最後流程穩定下來後再變成公司內的標準。

題外話,限制理論雖然真的很難懂,可是真的十分值得學習。我也在這個方面努力中。

> 誇部門的流程設計

另一個學到的是如何設計流程來令誇部門溝通更有效。

這課我們學到的是以下的誇部門溝通路徑,每個部門之間的溝通窗口只有一個:

可是,當公司的制度不夠清楚、溝通渠度限制不夠、又或者是公司人數不足時,很容易便會變成以下的溝通路徑。大家都在找部門內的人溝通,結果問題便會變成主管未能得知全局,也沒有人得知全局,然後便有很多錯誤資訊,並造成錯誤的決策。

這個是管理者要十分留意的地方,就是如何令大家都有自律地跟據定下的溝通渠道來溝通。

提外話,物件導向程式設計中(OOP)的 Low coupling and high cohesion 指的也是這個呢。

另外,在誇部門的溝通上,通常都是一方請求另一方做事,在這課中學到我們要先把不同部門的職責明確地定好,然後也要定義好交接的東西的定義,最後部門內要如何處理這些交接物就是在部門內再定義自己的流程來處理。

仔細想想,這個跟本就是 物件導向程式設計(OOP)的概念嗎?每一個 Class / Interface 都係一個部門,定義好要交接的東西就是 Class / Interface 的 Method,最後內部如何處理就是那個 Interface 的 Implementation Class 吧。

OOP 的目標是要設計出容易管理和容易理解的程式,這個誇部門的流程設計的目標就是要設計出容易管理和減少溝通問題的公司。其實他們的出發點和原因都相通的呢。

> 自己在小火車遊戲裡的反省

其實比起 談判課 ,在這課裡更看到自己的做事手法。

可能因為自己的工作本來就不是一個管理者,所以在這個遊戲中一開始便打算做工廠 / 前線的角色。這因為有兩個原因:

第一,因為因為自己沒有嘗試跳出舒適圈,所以失去了一次從純管理者由全局看問題的機會。

第二,因為語言問題,知道自己不會完全明白他們的討論內容,做溝通的角色會對團體有負面的影響,相反地,由於自己的空間感不錯,砌積木應該很快上手、拿適合的零件速度自問也很快,所以便決定了做技術方面的工作。

 

然後在討論的時候,很早已經發現他們完全沒有人在研究如何砌飛機,所以便決定專注研究飛機來為團隊帶來最大的價值了(甚至一開始的時候已經決定了要背下如何做飛機的方法)。其實我一開始時只發現到沒有人研究飛機會有問題,因為真正開始時很難立即研究到這架飛機要如何做,但是在當時我不知道原來這也是瓶頸的一種。

自己私下決定專注研究飛機這件事其實帶來了一個議題,就是自己習慣發現一些問題後,沒有 / 不知道如何 向適當的人提出問題,然後以自己的方法去解決。在很少人的團隊中會自我補位可能是好事,但是在多人的團體中這樣做其實會做成溝通不良的問題。這個地方是我的致命傷,也是一個經常被別人說自己在團隊合作能力不好的原因。

在這件事中,在管理者的角度來說,他也要設計出一個這樣的溝通渠道、鼓勵其他人提出他們發現到的問題、以及要留意到有沒有人私下改變了流程、有辦法去防止他們私下改變了流程、並知道如果真的發生了要如何做去令影響減到最低。


如果有機會的話,其實我挺想看看其他組是如玩這個遊戲、並試試能否看出他們的問題在哪裡呢。

內心OS:有幸可以過來學到如何解決溝通三大問題的其中兩個。


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分類: 大人學 學習筆記 上課心得
寫作日期: 2018-07-11

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