GTD(Getting Things Done)是甚麼和流程

GTD(Getting Things Done) 是由David Allen提出的一個概念,是用來處理人生中的眾多工作的。
以下是我對 GTD 的流程理解。

> 為甚麼要有GTD

人腦的記憶有限,很多時候我們有一些新的想法、又或是有一些新的事情要做,如果這些東西只是在我們的腦袋中,很多時都會忘掉其中一部份,又或是由於要處理的事情太多,我們的腦袋不能負荷。在這個時候, GTD 系統便能夠發揮作用了。

> GTD 的流程

GTD 的流程如下圖所述:

GTD process

首先,一開始建構這個 GTD 系統時,首先花大概半小時去把自己中心的所有要做的事情或是想法全部寫下來放進一個名為收件箱(inbox)的地方,這個一開始建立 GTD 系統時把所有腦中想法都放進收件箱的過程名為 brain dump。收件箱是所有事情的入口,以後有任何要做的事情或是想法都要先放進這裡。寫下來的原因是為了防些自己忘記要做、或是忘記了這個想法。

然後每天定時去處理(process)這個收件箱,我們每次只處理收件箱中的一件事,並且按著放進收件箱的次序去處理。每處理一件事時,首先我們要問自己「這是甚麼來?」來理解(clarify)清楚這是一件甚麼的事情。

清楚知道這是甚麼的時候,我們便要問這是否一個行動?如果不是的話,我們便要決定把它扔掉(trash)(可能這件事已經沒有用了)、放進知識庫(reference)裡(可能是一些日後用來參考的資料)、又或是一些現在不會做,但未來可能會做的事情(例如是一些之後想去的餐廳、又或是一個並未決定會未行會實行與否的想法),這些事情便可能放進一個名為「將來(someday / maybe)」的一個清單中,日後再去決定是否把它變成一個行動。

如果這是一個行動的話,我們便要去想以下三點:

  1. 這個行動是否多於一個步驟?如果是只得一個步驟的話,便可以直接放到行動清單。如是多於一個步驟的話,這其實已經是一個項目(project)了,這時候我們便需要去列出完成這件事要做的步驟,然後把這些步驟(其實就是一個個的小行動)到行動清單(actions)中。
    要留意的是,一件看來很小的事只要多於一個步驟已經是一個項目了,例如是拿東西給別人修理,已經是一個項目,因為這可以分解為以下的行動:
    1. 和某人相約時間把東西交給他。
    2. 把東西在該日交給某人請他幫忙修理。
    3. 等待他修理完畢。
    4. 和他相約時間取回。
    5. 在該日取回修理好的東西。
  2. 這個行動有沒有一個截止日期?如果有的話,就要為這個行動加入截止日期,方便更清楚日後查閱那些行動將要截止。
  3. 我們是否需要一些東西來完成這個行動?例如是完成這個行動所需要的工具、又或是需要在某個地點完成這個行動,又或是需要某個人來幫忙完成這個行動。這些東西在GTD裡叫做情境(context)。放進行動清單時,我們可以為每個行動加上一個情境,原因是我們將來可以方便在一個情境內完成所有有關該情境的行動,例如如果當日決定到超級市場買東西,我們便可以找出情境為「超級市場」的行動並在超級市場中把它們一起完成。

然後我們便要去處理這張行動清單後,我們便要去想「下一個行動是甚麼?」,如果這是一件現在可以做的事,而完成這件事的時間少於兩分鐘,我們便要立即處理掉(2-minute rule),因為這能夠防止大量的未完成行動積聚在這個系統中。對於其它的事情,如果這是一個要交托別人做的事,我們便要請他去做(delegate),並且把這件事放進一個名為「等待中(waiting for)」的清單中,方便日後追縱;如果這個行動是一個將來一個確實日期才可以做的事,我們便可以在該行動中記下開始日期,留待到時才處理(defer);如果這是現在可以做的事,我們便可以決定現在完成這個行動與否,又或是是否在今天完成這件事。決定好今天要完成的事並把它們放在「今天要做(today)」的後,我們便可以在看著這張清單去完成今天要做的事了。

GTD 的最後一個步驟是檢視(review),我們需要定期為每張清單進行檢視,例如:

  • 這個行動在現在還是否一個需要做的行動?
  • 交托別人(在「等待中」清單)的事情別人進行成如何?
  • 在「將來」的清單有甚麼是已經不需要做的?
  • 有沒有一些在「將來」的清單可以放到行動清單中?
  • 每一個項目的步驟需要變更嗎?
  • 有沒有一些新的想法要放進收件箱?

做檢視的原因是為了維持這個系統,避免被一些已經不需要做的事來擾亂這個系統來為這個系統增加負擔。

對GTD的介紹到此為止。這篇只介紹了GTD的工作流程和概念,下一次會介紹一些應用程式來做GTD。



分類: 工作心法
寫作日期: 2017-09-23

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