籌備婚禮的心得(一):做了這些會讓過程更順利


求婚 後大半年,終於完成了結婚這個過程了。這兩篇想分享一下舉辦結婚這一個專案的個人心得。這一篇會講述一些作為剛剛完成婚禮的新郎,自己認為整體上要注意的事,下一篇會講述當時拍 prewedding、過大禮 和 big day 的心得。

對於我來說,在這次婚禮中我想獲得什麼?

第一個想獲得的東西是舉行一個大家都比較滿意的婚禮,在過程裡,其實自己對婚禮的主題等等美學上的內容沒有什麼意見(這些由老婆決定就好),反而我看重的是老婆、雙方家庭和各來賓對這個婚禮的過程和婚宴感到滿意。當他們感到滿意時,日後就會對新人的信任度提高,並覺得他們是可靠的人。

以下有幾個例子。

例如是,我個人對婚宴的食物沒有意見,但是因為我家族的老人家都不吃西餐,因此在沒有來賓一定要吃西餐的請況下,如果老婆想婚宴菜式是西餐時,我會用辦法改變她的想法。

又例如是,Big Day 當天是出門 + 入門 + 證婚 + 午宴,如果因意外而在午宴前超時太多,賓客可以會肚餓。所以我們決定除了把回禮禮物(也就是酒席上每人一盒的小禮物)定為小食,還在婚宴場地準備了一個位置放其他小食,讓他們有需要時自行填飽肚子。

第二個想獲得的就是提升自己的專案管理的技能。雖然上班時也有管理過一兩個小專案,但比婚禮來說那些的規模太小了,加上以前去過台灣多天學習專案管理的知識,我很想嘗試去用這些知識去辦好這個婚禮。

所以,在這次的婚禮裡,另一半主力上處理美學上的東西(例如場地佈置、衣服、食物等),而我主力處理流程上的地方(例如是大家的要求、專案進度 和 Big Day 的流程等)。

結婚這個專案一開始要決定的事

個人做的第一件事是訂下預算,並且在第一天已經要讓另一半知道。

我一開始就跟老婆說錢我可以全付,但我只有這個數量的預算。所以她會在過程中有不要超支的意識,並且她會主動在 spreadsheet 裡記下花了的金錢並作檢視。

至於一開始訂下預算的原因是,我看過太多一開始說想結婚從簡的人,最後嚴重超出預算的情況。我想其中一個原因是專案初期的目標不夠清晰。而這些情況我想盡量避免,至少不要超出太多。始終為了一天的歡樂換來日後生活資源不足很不值得。

坦白說,我預計有機會超出預算的,所以我內心的預算會比口裡說的預算多一點(也是為了現金流的問題,因為過程要不斷付錢,直到最後一天婚宴後才有賓客的人情回血)。只是記緊不要放鬆自己的底線,否則對方便會知道你的預算只是說說而已,這樣最後便真的會超出預算。

而完結後我才發現,只在在婚宴後才知道整個專案有沒有超出預算,事前很難覺察。原因是我們沒有可能估算到賓客的人情到底有多少。所以過程中不要因為看似超出了預算便太緊張,太緊張的話這樣對雙方關係也不好。

定下了預算後,便要訂下要做的東西。例如我們一開始便定下了要做的三大項目:拍結婚照、過大禮和 Big Day ,也就是出門、入門、註冊和午宴。

訂下要做的東西後,便要盡快訂下各環節的大概日期,再去找不同的公司協助。例如:

  • 結婚照要找化妝師、租婚紗禮服、攝影師、攝影期地等等
  • Big Day 要找婚宴地點、佈置公司、化妝師、租婚紗禮服、攝影師、花車公司、接親友的車、律師等等。

然後在過程中寫下每個子專案(拍結婚照、過大禮、Big Day)需要的東西(例如是拍結婚照有婚紗、租用攝影場地收據、攝影師合約等等),並以此寫下要做的任務並執行。

個人認為結婚這個專案裡最難處理的兩個時期

第一個時期:初期的利害關係人管理

第一個時期就是初期準備時要做很多決定,例如是要決定日子、以及找喜宴地點、婚攝公司、化妝師、佈置公司等等的時候。

這個時候的關鍵是要找出不同利害關係人(例如是另一半、雙方的家庭、幫忙執行的兄弟姐妹、甚至 Big Day 時的來賓)不會說出來,但他們想要的東西,以及盡量滿足他們要的東西,並且找出一個大家都相對滿意的方案。

在這個時間,最重要的是耐性去和他們閒聊,去打聽並聆聽他們要的東西,特別是他們很常不會直接說出他們要的東西。

在這裡想用幾個例子來說明。

第一個例子是關於在婚宴裡吃的食物種類。

老婆一開始想婚宴中大家吃西餐,但是我的家族都是老人居多,要是他們吃西餐的話,我們很可能會被他們說一輩子,這時我就是很小心地說出這點,然後才了解到她要的是一個自然的景觀來讓大家能夠在婚宴中開心,而不是一定要吃西餐。所以她知道我的要求後,也找了一個能夠看海的中餐宴會廳,然後事情順利解決。

第二個例子就是關於媽媽以為各地的傳統也是一樣,但我根本不知道她要的傳統是什麼。

她也只是以當年她結婚時要做的儀式作依據,而這些儀式只在她的腦裡。所以我花了很多時間和她閒聊並引導她說出我需要進行什麼傳統儀式,這些沒有做又會被罵。

這些東西只能靠問當事人,上網查也沒有用,因為一定和她腦中的版本有分別,例如是她腦中的算命師傅寫的帶有吉時的紅紙的格式和我們找的師傅寫的格式已經不同、又例如上頭用的物品也有一點不同等等。

更麻煩的是,我們還要找出雙方家庭的結婚傳統上的不同來小心處理。例如我家敬茶後要給每人一條名為賀帷巾的東西(也就是一條紅色的毛巾)給她們擦咀,但女家的認知是毛巾是喪事來用來擦眼淚的,所以千萬不要給賀帷巾女家親戚等等。

第三個例子就是關於結婚日期。

我們打算一天辦好出門、入門、註冊和午宴所有的環節,所以日子是個麻煩的問題。

早期決定日期時,因為認為所有吉日都會很快被其他人搶掉(因為我們不像其他人般一年前已經找酒席),所以一開始想避開吉日這個概念,想以其中一方的生日或求婚紀念日來作結婚的日子,最後決定了求婚紀念日。

雖然我媽看通勝上看到當天不是好日子並跟我說,但雙方家長基本上同意當天是喜宴的日期。可是在給訂金後,女家因為一些原因突然找了他們熟悉的算命師傅並說不要在那一天結婚,因為那天不是好日。於是就麻煩了。當時我們一方面問該算命師傳給幾個他認為的好日,另一方面在找替代方案,例如如果無法更改婚宴日期的情況下,能否在其他日子註冊等等的方案。

最後還好我們能夠改變婚宴日子至師傳說的好日。主要是因為我們雖然不算很早找場地,但剛好我們找場地的時期是疫情很厲害的時期,所以當時沒有太多人下單。到我們真的結婚當天才知道當日真是好日子,十分多人也在當天結婚。

至於為什麼我們敢在疫情很厲害的時期訂酒席?主要是因為場地很小,能請的人數比較有限(場地大概只能容納 80 人),加上那一家相對上真的不算貴,所以就算有狀況,也是能夠負擔的戕況。

因為這一件事,所以日後聽到各利害關係人雖然口裡說可以,但心裡好像不太願意時,我也不敢去做,而盡量找出一些他們內心比較滿意的解決方案。

當完成所有大決定時,就是相對有空的時間。在這段時間和 Big Day 之間的日子還有時間去處理老家裝修、自己新居佈置和其他麻煩事情。

第二個時期:後期很多零碎任務

第二個麻煩時期就是 Big day 前的一兩個月。

這時要處理很多零碎的任務,這些任務裡主要分為準備當日要用的物資和聯絡各單位(例如是佈置公司、花車公司、兄弟姐妹、各親戚等)關於當日流程上的各個細節等。基本上八成都是和不同的人溝通和交接。

每一件任務都不難,但數量很多,它們會在你心煩意亂時帶來很大的壓力。

這個時間最能幫忙的,是一個專案管理的工具去幫你化解這些壓力。我自己是使用自家加配了個人專案管理功能的 TiddlyWiki 來管理。你們可以使用自己偏好的軟體,但這次的軟體最好能管理比較複雜的專案。

用法是也是和 求婚 的那一次類似:先用 WBS 列出所有的交付物並為每一個交付物寫下要完個這個交付物的任務,然後每星期日晚選擇這個星期要做的任務,在該星期專注於這些任務裡。

這樣做,當我們寫下所有交付物以及要做的事情時,我們心裡的壓力也會減少,至少我們知道只有什麼東西還未做,而不是好像有很多東西還未做。

為什麼需要一個專案管理軟體去處理婚禮?

這次我也看到有工具的幫忙與否相差甚遠。

話說在準備 Big Day 的過程中,有一晚老婆突然脾氣變得暴躁,經過多次發問後,才發現原來她在同一時間正在處理很多不同的小任務時,因為有些任務進度不太順利,有些任務又和其他公司有點意見分歧,在很多東西同時在大腦中,她不知道如何去解決,於是脾氣就爆發了。

這個時候我能夠做的,就是使她把心裡不愉快或是不滿意的事情全部說出,然後把它們拆解成一個又一個的任務,最後再看看可以如何幫忙。例如有些任務我可以幫忙的,就說我可以幫忙做,有些可以延遲的就先延遲,經過這樣的疏解後,她的情緒就能回復正常。

為什麼會有這樣的情況呢?因為她把要做的事情都放在腦袋,因為我們的大腦無法同時處理太多的事情,所以很容易因為一些的問題影響了情緒和心情。

就算自己的心理質素可以,但婚禮是兩個人一起進行的,另一半的情緒穩定也是婚禮成功與否的關鍵。

這次使用專案管理軟體的心得

但因為我的專案管理工具是個人專案管理工具(也就是一個自己已經用了兩年多,不斷因應自己的需求而加入了專案和任務管理功能的 TiddlyWiki),而我沒有把這個自己用得十分順手的工具變成團隊用的專案管理工具(像 jira / redmine / trello 等),所以整個專案的進度只有我清楚,這是一個受限於工具的問題。所以這次我會經常看進度並且不斷和另一半講述我們現在要做什麼來盡量增加透明度。

另外,由於這次有大量要交給別人做的任務(例如是另一半的住務、或佈置公司或其他公司等要做的事情),所以每當我得知他們開始進行某個任務後,我會設定自己的專案管理系統加入一些提醒,在某個時間後(每個任務的提醒時間視乎情況不同)會提醒我問該單位的任務的進度如何。這個做法能大幅減少腦裡的負擔。

只是,這次我的拆解 WBS 的功力還是不夠,所以整個 WBS 結構大幅改了兩次,在 Big Day 的專案裡,最後改成每一個環節為一個子專案。這樣的好處是在每一個子專案裡,我能幻想到在該流程裡需要準備的東西防止遺漏。


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分類: 戀愛知識
寫作日期: 2021-12-20

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