籌備婚禮的心得(二):關於 Prewedding、過大禮 和 Big Day

上一篇 後,這篇來分享一下當時我在 Prewedding 、過大禮 和 Big Day 時發生的事情和經驗,也當是給自己的記錄。

Prewedding

Prewedding 要做的事情是 找攝影師、找化妝師、租婚紗以及製作相簿,每一個項目可以分別找不同的公司來做,或是怕麻煩的話可以找一些公司統一來做。

我們這次是每一個項目都分別找不同的公司做,主要原因是因為美學偏好問題,沒有其他原因。

而這次我們一開始決定了只拍一次室內照,原因是老婆不想在室外拍照因為舟車勞頓的關係太累使得拍照的笑容不夠自然。

而這個決定也導致了一件好事和一件壞事。好事是拍攝當天下雨,但是在室內拍照的我們完全沒有問題;而壞事是這次的相片的場景數目不多,自己為相簿排版時差點連一本相簿也做不到。

這輯照片很美,但是比較多直的照片,如果可以多一些橫照片會比較好。

過大禮

在過大禮裡這件事裡學到的是如何和其他人進行交接,在你不在現場的時候也能確保事情能順利進行。

我們可以買過大禮公司的套裝,也可以自己分別去買:

  • 過大禮用禮籃+上頭套裝 各兩份
  • 水果籃兩個
  • 酒兩支或四支
  • 喜餅 + 龍鳯餅
  • 海味
  • 禮金 + 包羅萬有利是

基本上過大禮的內容裡,除了禮金外,價錢變化最大的內容就是海味,這方面就要看自己的預算而定。

至於禮金,可以嘗試由女友和她的家人商量價錢,這樣省錢的機率會比較高。當然,如果之前和她們的關係良好的話會更順利。

這次有三個兄弟和三個親戚到女家過大禮,以上內容物基本上需要8隻手才能拿到,主要是因為禮籃和果籃比較重。

由於整個過程裡我不可以到女家(雖然完事後我也因為某些原因要現身拍照),所以事先和他們的指示便十分重要。

我會事先在群組裡詳細地說明流程,例如是到場和離場時間以及大家要做和要注意的事情,例如是要給那些東西給女家、之後女家回禮要回一半並加上詳細物資列表等,務求兄弟親戚在不太有概念或記性不好的時候,只要看著我寫的東西能做到我想他們當天要做的事。

由於過大禮這件事就算出錯也不會有太大問題,所以可以盡情練習交代流程這個技能,因為 big day 當日就要來真了⋯

在這次過大禮裡,我得到的經驗是:我和兄弟親戚們解說很詳細,但是我沒有詳細向女家解說,所以有我們很清楚狀況但她們不清楚的情況。如果可以再來的話我會請老婆向她們詳細地事先解說。

Big Day

這次 Big Day 的時間十分緊迫,我們要到女家敬茶、出門、到男家入門、敬茶、再到午宴場地佈置、證婚、最後還有午宴。每一個場地之間需要 45 分鐘車程。兄弟姐妹只有共六人。在時間和人數上也十分有限。

因為時間有限,所以 Big Day 前一晚在午宴場地的旅店訂了一晚房間來先放下在午宴場地需要的物資。

有了過大禮的經驗後,準備 Big Day 時注意了很多東西,並把它們都寫在執行文件裡。

執行文件

執行文件就是指示各兄弟姐妹執行 Big Day 各個環節的文件。這份文件會決定 Big Day 的成敗。

如果這份文件不夠詳細,也就代表想得不夠仔細,於是有機會出錯的都會出錯。

我在想,別人經常說婚禮十分看重兄弟姐妹們的臨場應變能力。這句話不錯,但如果能事先想得仔細一些,依賴其他人臨場應變運氣的情況會大幅減少。

也因此,我個人偏向把這份文件寫得比較詳盡,兄弟姐妹沒有精神每一個字都看完也不要緊,至少自己也因為寫這件流程而思考了很多當日的細節。

那麼,我用什麼方法來寫這份文件呢?

其實我沒有參考其他人寫類似文件或流程的方法,在流程方面,事實上我只有看過兩份流程,一份是以前親戚結婚時的流程,另一份是我當兄弟時的流程。

我會在 Google Doc 上寫這份文件,因為方便分享。此外,這份文件會寫以下的東西:

  • 如何到新娘家、如何到新郎家、如何到婚宴場地
  • 各人的聯絡電話:包括兄弟姐妹、佈置公司、花車司機、攝影師、律師等等。這樣有狀況時任何一個兄弟姐妹也能聯絡他們
  • 物資清單:留在女家的物資、在女家帶到男家和午宴場地的物資、留在男家的物資、在男家帶到午宴場地的物資、在午宴場地旅店房的物資清單等
  • 在午宴場地的音樂清單,以及插入音樂的 google drive 連結
  • 午宴親戚朋友拍照時的次序
  • 流程時間表
  • 每件物資的圖表:因為幫忙的兄弟姐妹未必見過該物資
  • 司儀流程包括對白
  • 文件的更新日誌

以下聊聊一些比較重要的部份。

兄弟姐妹

我會事先為每一個兄弟姐妹定下一個主要角色。例如是某人是負責看錢、某人是司儀、某人是負責音響、某人負責金器等等。這讓做讓每人對他的職責有一個概念,也讓大家知道某些東西是誰負責,有事找他便好。

另外,在流程表裡,我會為每一個兄弟姐妹指定一個 highlight 的顏色並會在文件上每一個名字上 highlight 對應的顏色。這樣做希望能使他們更容易看到自己在該時候要做什麼。

最後,我會在 Big Day 的一個月內和兄弟姐妹開一個會,讓他們見面暖身之餘,也會在當日講解 Big Day 的流程的每一個環節,好讓他們有概念。這些的流程不一定是最終版本,但大致上應該不會有太大的變動。此外,在和他們講解的過程裡會得到回饋和他們的問題,這樣也能找出自己寫流程時的盲點。然後開一個群組,把所有的溝通都在群組上進行以增加透明度。

流程時間表

由於算命師傳說要在下午一時前完成證婚,所以時間上十分緊迫。這次有些事情需要同步進行。但如果時間表太複雜(例如用 Gantt Chart)的話又太複雜了,如何是好?

我的做法是把流程分成左右兩部份,左邊是主線、右邊是支線(其實還有一個簡短的三線),垂直是同一個時間點。主線和支線分別有人、事、時、地、物、以及行動。

##自己真實使用的版本的一部分。

事指的是該流程是關於什麼、物指的是每人要帶著什麼物資、行動指的是每一個人要在這個環節做什麼。

在寫這份時間表時,方法是幻想當時的情況,並把所有人該做的事情和需要的物資寫下來。這樣一方面會令這份文件變得比較詳盡,另一方面因為有仔細想過可能發生的事情,所以到時出錯的機會會降低。

有了這份流程時間表好處是他們可以跟著做便可以,沒有狀況時不用思考任何事情、有狀況時也有心力去應付。

此外,在流程上的時間會超時是很常見的事,所以在時間表裡要加入一些預留時間。

Big Day 的檢討

當天幸運地雖然一開始有大概 15 分鐘的延誤,但因為大家都知道什麼時間要做什麼,所以很快便把延誤的時間追回來,之後的時間控制也十分好。天公做美也十分感恩。

此外,在收回人情後,也沒有超出預算。

我想在 Big Day 裡我能做得更好的地方有兩點。

第一點是我給午宴場地的流程過份簡單,所以他們不知上菜前例如是成長片段和感言的流程。證實了一份流程是多麼的重要。

第二點是當日我太緊張於環節流程,所以當日自己看上去不夠盡興。要是當日能夠放鬆一點就好了。


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分類: 戀愛知識
寫作日期: 2021-12-22

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