我對時間管理的反思(三):關於時間盒子


如果我們要好好管理自己每一天的時間,我們應該用什麼做法使自己的效率最大化並使自己真的做到自己計劃的事?

一個做法就是 清單式做法:今晚寫下明天要做那幾件事情,然後明天跟著清單去執行。

但是長久是用這個方法以來,一直發現一個問題:當我精神很好的時候,這個方法通常比較能夠奏效,但是一旦自己精神狀態不好,或是當天有大量忙碌事情和突發事件時就會很大機會失效,因為那時候已經忘了看要做的事情。

這個問題一直很困擾自己,直至最近看到時間盒子這個方法,我才發現原來只是使用清單來管理時間是不足夠。

> 什麼是時間盒子?

時間盒子指的是我們把每天要做的事情分別填進一個以每 30 分鐘為一個單位的時間表,並且跟着時間表來執行。

比起只用清單的做法,這個方法更能夠準確地運用時間。以下會說介紹這個方法的好處、如何執行、以及使用時要注意的地方。

> 如何做?

如果只是填時間表的話是不足夠的,能夠加上每週計劃會更好。以下是做法。

每週先把要做的任務排進以 30 分鐘為單位的時間表,試試跟著計劃執行並填下實際在每一時段裡做了什麼,然後在週末作回顧,看看有那些和計劃時的分別並研究如何能做得更好。

  1. 這個時間表以每三十分鐘為一欄,並且有三列:第一列是本來的計劃,第二列是變化時的調整,第三列是實際在該時間做了什麼。
  2. 星期日晚上時花一至兩個小時安排未來一週的時間,在這一至兩個小時做決策和計劃,到時只是負責執行:
    • 先把所有已預留時間的時段(例如是開會或約會)填在時間表的第一列。
    • 列出下星期想要做的任務。如果你有以專案來管理任務,在專案裡選擇本週要做的任務。
    • 再按重要性把要做的任務填進時間表中第一列其他有空的時間裡,如果發現無法估算時間,可能是拆解任務時不夠好。
      • 如果這是在職場上的行動,而這個行動對自己十分重要,記緊要保護這段時間,例如在行事曆新建一個 event,那麼別人就無法在這段時間找自己開會。
      • 記緊花一點時間來確定每個任務的完成條件以及確實要做什麼,這能大大提高完成的機會。
      • 記緊預留一點緩衝時間和一些時間來處理雜事。
  3. 每一天按著這個時間表執行,並把實際在該時間裡做的事情寫在第三列中。
    • 如果中途已經和計劃的時間不同(例如是當天突然有別人找自己,或是有人突然安排明天開會),可以把更新的時間寫在第二列裡,讓自己因應改變而調整計劃。
    • 由於有突發事件時自己有本來的計劃,所以這會強迫自己去決定這個突發事件是否重要得要立即處理。如果這是對自己來說十分重要和緊急,要立即處理的話那沒有辦法,但如果這只是對別人來說十分重要和緊急但對自己不算重要的話,其實很大機會我們可以和對方另行安排時間處理,這樣做我們可以專心做對自己重要的事情而不用被其他事情分心。
  4. 週末時對比上星期每一天的第一列和第三列,看看有什麼不同並比出原因,看看下次能否做得更好。

> 這個方法有什麼好處?

> 1. 這個方法更能強迫自己為每個行動估算要用的時間

比起我們只在每一天早上或昨天晚上列下這天要做那幾個行動,這個方法更能強迫自己為每個行動估算要用的時間。從而能夠更好的運用它們。

例如是假設我是今天決定要做 行動 A、行動 B 和 行動 C,但其實這很難估算要花多少時間去做這個行動。如果這個行動比心裡預算要更多時間就無法完成,如果這個行動比心裡預算要早完成,就好容易多了時間,一不小心就很容易把這些多出的時間浪費了。如果你沒有預備其他有空時要做的行動,那些時間就會浪費到看 YouTube 或是 Facebook / Instagram 裡。

但如果我們把時間變成每30分鐘為一個單位,我們就更會容易強迫自己把每一個任務拆成不同的行動,並且把這些行動放進這些時間盒子裡,除了會使我們更容易去估算每一個任務要用的時間之外,還能強迫我們嘗試去拆解要如何做這個任務。

> 2. 把計劃和執行分開,從而減少執行時分心的機會

每週先計劃每段時間要做什麼能夠把計劃和執行分開,計劃階段能夠專心去做所有的決定,並且專注於去思考本週的目標是什麼。

至於執行時就完全盡量跟著計劃走,減少做決定的次數,並把所有的精力專注於執行上。

人的精力是有限的,其中一個很花精神的元兇就是每一天要不停做很多決定。

換句話說,一旦減少每天做決定的次數,這些精力便可以用來更好的執行。

有一種東西為 決策疲勞,指的是如果你每天要做大量決定會消耗大量能量,這會使你十分疲累。由於大腦太疲累,所以做決策時會偏好找一些捷徑來為自己做選擇來減少負擔,但這樣做便會令決策的品質下降。

如果我們只使用清單內寫下每天做什麼事情會有以下的問題:假設你這天有十個任務並全數完成,你在這天已經做了九次決策:每一次在任務清單裡決定做那個任務都是一個選擇。

這樣的決策會使大腦疲勞,大腦在電腦的時候便會優先選擇最容易令人很難做,所以比較難,但是重要的任務便一直留在清單裏。最後形成拖延。

但是如果我們把任務寫在時間盒子裡,我們在某個時間裏只需要跟着規則走,不需要做決策便可以冷靜執行,這樣能夠大大減少決策疲勞的機會。

> 3. 能夠進行回顧,找出可以如何改善並持續改善時間管理能力

回顧的目的,就是找出時間運用不當的地方,並找出方法在日後改善。

但是想要做回顧,我們必須要有數據,才能夠進行改善找出方法做得更好。

每天確實記錄自己每30分鐘下做了什麼,這就是最好的數據內容作日後分析。

至於回顧能夠找出以下的東西。

第一個就是我們能夠找出自己的時間花在什麼地方。

如果我們每一週有先訂下未來一週的時間裡做什麼事情,並且實際執行時有紀錄自己每三十分鐘在做什麼,我們很容易會找到問題出現的地方。

例如是我們很多時把時間花在雜務上,還是又向着自己的目標推進?如果發現我們做了很多雜務,我們可以找方法令自己減少做雜務的時間,並增加做一些對自己重要的事情。

以下是一些回顧時可以思考的問題:

  • 和計劃的行動不同時,到底原因是什麼?是因為當時有重要的任務被派給嗎?是因為自己預估時間有問題嗎?還是因為計劃有變嗎?我們可以如何做令下次的計劃變得更好?例如是留一些緩衝時間、或是不先做別人臨時派給的任務?
  • 是否因為錯誤地估算行動所需的時間?為什麼會這樣?是因為想漏了什麼?因為任務拆解有問題嗎?

第二個是我們能夠找到自己決定先做那個任務的邏輯。

雖然我們定下了在這星期裡那些任務比較重要,但在內心的潛意識裡,這個重要的排序很可能和我們寫下來的次序不同。

但是我們可以在回顧裡找出這個在潛意識裡的次序。

例如是在計劃時計劃了在某個時段做行動A,但實際時做了行動B。我們便可以在回顧時思考是否因為行動B在自己心裡其實比行動A重要?

這個問題可以幫助自己找出自己想做的東西,或是能夠提醒自己想做的東西其實是否值得做,從而去作出改善。

> 使用這個方法要注意的地方

> 1. 一開始沒有信心的話,可以先試試先計劃明天的時間

如果一開始聽到這個方法,覺得直接計劃一個星期的任務有很大壓力,可以試試只計劃明天要做的事情。

事實上我當時也是這樣,覺得要計劃一個星期太難,所以只試試安排了明天每30分鐘做的事情做什麼。

這樣過了幾天後,因為發現這樣做能使自己的效率高了不少,開始有點信心繼續使用這個方法,並試試計劃下一個星期要做的事情。

話雖如此,就算計劃了下星期要做什麼,在每一晚最好看看明天要做什麼,並為明天的時間表作更新。這樣可以準備明天要做什麼,以及如果發現明天的計劃已經有不同時,我們可以立即改變。

> 2. 每天預留一些緩衝時間和雜事時間

如果害怕自己的任務會超時或是害怕別人會突然明天找自己幫忙,可以預留一些時間去作緩衝,可能是每天的四分一的工作時間。

這些時間沒有用來計劃要做今天計劃要做的東西,但如果真的這麼好運這些時間沒有需要使用時,我們也可以預早定下一些有空時做的東西來做。

這樣做能大大增加這個方法的成功率。

以外,在每週最好預留以下的雜務時間:

  • 休息的時間:就是只是休息不做其他的事情
  • 處理自己的任務系統或是知識系統
  • 清理 收件箱:如果你有使用收件箱的習慣,我們也需要預留時間來處理它。
  • 雜務:也就是例如是買瑣碎東西,或是是定期維修,清潔等等。我們最好把這些不是太重要但不得不做的事情放在同一時段裡處理,這樣就可以騰出時間去做重要的事情。

> 3. 和清單一起使用

雖然我們每天也跟着預定的時間表去走,但是只使用時間表無法記錄自己究竟完成了什麼任務。

例如是我安排了今天想做行動 A,但一天下來,行動 A 還沒有完成,所以行動 A 需要在其他時間繼續,我們可以如何記錄進度和更基本的,這個任務在今天有沒有完成?

關於記錄任務進度這個,我們需要使用專案管理的方法去管理我們的任務,也是有一個系統去管理這些任務,並把所有的進度更新在這個系統裡。所以,當我們完成這個任務後更新系統的話便能夠知道這個任務是否已經完成。

但是不說那麼遠,只說解決「這個任務在今天有沒有完成?」的話,我們只要在時間表外加上一個清單便解決這個問題。

這怎麼說呢?也就是說我們除了把任務案排在當日的時間表裡,這些任務也需要分別寫進一個每天的清單。當我們完成了這個任務時,就在清單裏記錄已經完成。這樣的話我們便知道究竟有哪些任務是還沒有完成,每天晚上可以計劃是否需要為未完成的任務分配更多的時間。

另外,如果我們在實行時間表內的任務時,突然有新的任務插入,我們也可以把這些突如其來的任務寫在這個清單裡,留待有空時再決定如何處理。

> 4. 把無聊的時間和時間盒子分開

我們很容易在沒有東西做或是無聊時就會去上 Facebook 或是看 YouTube,然後就掉進了這個 時間黑洞

但其實不應該這樣,我們應該把 看 Facebook 和 看 YouTube 的時間放進「雜務」那一個時段裡,平時發現因為沒有用到緩衝時間所以有空時,應該做自己預留有空時的任務。

這樣做,我們便可以把看 Facebook 以及 YouTube 的時間限制少於某一個時間,並且把其他有空閒時間用來做更有效率以及有價值的事情上。

> 總結

事先計劃好每一天的每段時間用來做什麼,能夠令自己在該時間裡專心執行事先計劃好的事情;而記錄每一天的每段時間用來做什麼,能夠在覆盤時思考如何改善時間的運用,從而令自己向著目標進發。

其實這個方法有很多不同的名稱,例如是 Time Blocking 或是 進攻型行事曆 等等,但其實他們的概念都是大同小異。

如果你覺得這個方法有點吸引,可以一試這個做法,應該一至兩個星期便可以看到成效。



分類: 自我思考
寫作日期: 2022-01-16

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