我們真的需要花時間去改良知識系統工具嗎?關於知識管理系統拖延症

Sharpening Knife
最近看到一個關於 個人知識系統拖延症的論述,令我作出了反思。

這個論述就是當我們使用例如是 Obsidian 和 Notion 等個人知識管理系統時,我們很容易會掉進一個誤區:我們不斷花時間去改良這個工具,但是很少把時間用作知識管理和產出,時間都花在追尋最好用的工具上。

這個就是知識系統拖延症:把精力用在改良工具上,卻在真的的產出量上作拖延;就像不停地磨刀但沒有在割肉一樣。

但我想,這是一個必經的過程。

為什麼這是一個必經的過程?

這裡說一個比喻。

假設你以前沒有任何下廚經驗,現在是一個剛剛迷上烹飪。第一次搬進了新居,有一個新的廚房。

在這段時間裡,你一定經歷過不停地買很多食譜、比較各種的廚具、買很多廚具、以及不停地在廚房更改各種廚具的排列方法等等的事情,而不是把精力放在烹飪上。

直到你滿意並習慣了這個廚房的設定,你對廚房工具的變動便會減少。

改良流程是為了找出自身需求

我個人覺得,我們的知識管理工具,就像這個廚房一樣,都是一個工具。

我們不停地嘗試不同的設定,就是為了找出這個工具的特色,以及更重要的是:我們自己的使用需求是什麼?

當我們了解自己的使用習慣和需求後,並且把工具設定成我們想要的樣子後,我們發在設定工具的時間便會減少,然後把精力放在真正的產出。

使用很簡潔的寫作工具有用嗎?

有些人因為不停地設置知識管理工具(例如 Obsidian)後感到厭倦,然後想回歸簡單,於是轉換到很簡單的寫作工具例如是 Bear、或是 Apple 自帶的 Notes 等。

但我覺得,這也是一個治標不治本的做法。因為流程優化這個痛點一直都在。

我們不停地改變複雜的知識工具,就是為了在流程上有一點優化,要是這些簡單的寫作工具無法提供任何流程上的優化,那麼在整個寫作和產出的經驗裡,一定有一些地方是卡卡的,只是在這些卡卡的地方裡最後你也無法改變什麼,於是這個痛點一直都在。

然後你便會偶然看到其他寫作工具能夠提供你需要的功能,然後你便會開始研究那個工具,並且將你本來的資料轉移過去新的工具。其實這更浪費時間。

我們還是可以減少改良工具的時間

但我得說,雖然我們是為了改善流程和了解自己的需求而不停地改良工具,但我們還是可以減少改良工具中浪費的時間。

做法是什麼?有一個 DON’Ts 和 三個 DOs:

DON’Ts #1. 不要有空時就看關於工具介紹的文章和影片

因為當你平時亂逛這些資源時,你看到別人如何使用他的工具,你會很想試試,但是可能你根本沒有這個實際需求,你只是聽到別人說這個工具很好用,於是你試試而已。

這種「看到別人這樣使用筆記軟件覺得很有趣,儘管我好像沒有需要這樣做,但因為很有趣,所以我也想立即試試看」的做法就是要避免的做法。

在這種沒有需求的使用情況下,這就是真正的時間浪費。

DOs #1. 看少量教學後便直接使用工具,遇到問題才去搜尋解決方案

當你使用一個新的知識管理工具後,就不要看如何使用的資源,而是直接使用。

直到你在使用時遇到一些令你感到卡卡的地方,你便可以在網上搜尋這個問題,並且找有沒有什麼解決的方案。

這種有需求而改變的流程能夠讓你省掉很多時間在改良工具但沒有產出的困境上。

DOs #2. 對改良工具有想法時不要立即放下手頭工作去改良工具

如果在產出時突然想到一些如何改良工具的想法時,不要立即放下手頭工作去改良或搜尋如何去改良,而是先把這個想法寫下,有空才一次過處理:如果真的很需要才進行改良。

我明白有想法的當下立即去改良工具很吸引(因為我就是這種人),但當下你應該要專注於你本來要做的事情上。

DOs #3. 除非看到別人的做法能夠解決你現在使用工具的一個痛點,否則不要理會別人的做法

如果上網看到別人的做法會讓你想到自己現在做法無法解決的一個重要問題,你還是可以試試看。

但如果別人的做法和你現在的痛點無關,那麼請忘記這個別人的做法。把精力放在寫作就好。

否則,你只會不斷浪費時間在不同的做法上,但這些做法對你的提升沒有一點關係。

總結

知識管理工具對使用者來說就像是第二大腦一樣重要。由於每人的使用習慣不一樣,所以使用者一定曾經試過花時間在改良這個重要的工具,我認為這是一個必經的過程。

但是慢慢的,我們會找到自己的使用習慣和自己的需求,這時我們就會慢慢把精力從改良這個知識管理工具到真正的產出上。有些人很快就找到自己的需求,但有些人要花很多時間才能脫離這個泥沼,找到自己要的是什麼。

我們有一些方法可以加速脫離這個泥沼:

  • 不要有空時就看關於工具介紹的文章和影片
  • 看少量教學後便直接使用工具,遇到問題才去搜尋解決方案
  • 對改良工具有想法時不要立即放下手頭工作去改良工具
  • 除非看到別人的做法能夠解決你現在使用工具的一個痛點,否則不要理會別人的做法

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分類: 自我思考 筆記心法
寫作日期: 2023-09-11

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