原來我一直都用錯了任務管理軟件中的收集箱
隧著時間的過去，我對在知識任務及知識管理系統中的收件箱的用法有了改變。
我以前是如何使用收件箱？
因為受了 GTD 的影響，我一直認為收件箱是一個知識管理系統中的資料夾，每當有新的資訊時便快速把資訊變成一則新的筆記並放到這個收集箱中，日後再來處理它們。
以這個方式使用了收件箱後，我發現我的收件箱開始慢慢累積，新增了很多沒有用的暫存檔案很難整理。
然後我做了一個改變：把收件箱由一個資料夾變成是一篇筆記，在這個名為收件箱的筆記中用列點方式去把新的資料記下，畢竟這些新資料或想法通常都只有短短幾句，不用每次都新增一個檔案。
這樣做能夠減少新增筆記的數量，方便處理這些新建的暫時筆記。畢竟每天的新資訊和想法實在太多了。
只是，這還沒有解決這個問題：這篇收件箱筆記累積很快，每次都要花很多時間去處理。
然後我做了第二個改變：有新的資料和想法，並且這個資料和想法屬於某任務筆記時，如果有空的話就立即找到該篇任務筆記並放回對應的資料，真的沒有時間就先把它們放在收件箱日後再來處理。
這樣做解決了某一部份問題：收件箱累積的速度變慢了，但還是不斷累積。
特別是這一陣子工作很忙，真的沒有時間和精神去整理這些收件箱，所以這個收件箱還是不斷地累積。
因為這個問題，我在上 Esor 的時間管理課程（延伸閱讀：【大人學】P019 電腦玩物 Esor 的時間管理哲學上課心得) 時，特地去問 Esor 有沒有好的方法去解決這個問題。
原來我一直把收集箱用錯了
我以前一直以為我們在不同的任務中有新的資料時，如果有空的話就立即找到該篇任務筆記並放回對應的資料，但真的沒有時間就先把它們放在收件箱日後再來處理，但原來我錯了。
Esor 的回答是：在任何情況下，我們也應該把這個新的任務筆記資料放到對應的任務筆記，而不是放在收件箱，收件箱只能放一些和現有任務筆記無關的資料和想法留待日後發酵。
這樣做就是為了防止我現在遇到的問題：我完全沒有時間整理我的收件箱和筆記。
因為在新增筆記的時候立即作整理的話，日後就不用還債去整理了。
那麼收件箱有什麼用途？
當我們有一些和所有任務都沒有關連的想法，就把這些想法放到收件箱裡。
但重點是這些想法因為沒有和任何的任務連結，所以它們完全不重要。
甚至一個月後，如果我還沒有時間去處理這些想法，這些想法可以丟掉也沒有任何問題的這種程度。
當然。指引很簡單，實際操作上會有兩個問題：
- 我沒有時間找到和這個資料對應的任務筆記。
- 就算我有時間找到和這個資料對應的任務筆記，在有些任務很大，任務筆記很長的情況下，我也沒有時間立即把資料放到則任務筆記對應的位置上。
這時我們可以如何處理？
問題一：我沒有時間找到和這個資料對應的任務筆記
我個人認為要看情景，至少有方法加快找到對應的任務筆記。
第一個情景是如果你正在一邊開會時有新的內容和想法產生時，我們可以在開會時打開和這個會議相關的任務筆記。
這樣做有新的想法時，我們便可以把這個想法直接放到筆記中。
第二個情景是本身真的沒有打開任何筆記，但有新的資料和想法時要怎麼做？
我會認為這個問題和要如何好好管理任務筆記系統的結構有關，例如是：
- 如何好好的命名你的任務筆記，所以可以快速使用這些關鍵字去找出這篇任務筆記。
- 如何使用標籤系統去找出你正在進行的任務筆記（延伸閲讀：我的 Obsidian 筆記管理架構：如何用資訊夾和標籤來管理筆記的屬性和流程）。
- 如何利用職責範圍筆記去快速找到你現在這個身份有關的任務筆記並找到你正在進行的任務筆記（延伸閲讀：什麼是職責範圍筆記（Area of Responsibility Notes）？）。
問題二：就算我有時間找到和這個資料對應的任務筆記，在有些任務很大，任務筆記很長的情況下，我也沒有時間立即把資料放到則任務筆記對應的位置上
我想到的方法是在這篇任務筆記的開頭當作收件箱。
如果當時沒有時間把資料放到任務筆記內對應的位置，至少我也能把這個資料放在筆記的最前方，也就是這個筆記的收件箱。
這樣做當我要進行這個任務時，當我打開這個任務筆記，我便可以順便把收件箱內的資料放到筆記對應的位置。
總結
參加了 Esor 的時間管理課程後，我學習到收件箱不應成為新資料的長期存放地。
我們應該將與任務相關的資料立即歸檔到相應的筆記中。因為在新增筆記的時候立即作整理的話，日後就不用還債去整理了。
如果時間緊張，可以在筆記頂部設置一個臨時區域暫存新資料，這樣在處理任務時能快速將資料放到正確位置。
筆記方法：
知識筆記管理：
- 為什麼你寫了很多互相連結的筆記，但也無法寫文章？
- 我們真的需要花時間去改良知識系統工具嗎？關於知識管理系統拖延症
- 卡片盒筆記法：
- 我不會這樣寫筆記：
- Spaced Repetition
任務筆記管理：
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